404desk sammelt jedes IT-Problem deiner Firma an einem Ort. Mitarbeitende melden es im Portal, per Mail oder über den QR-Aufkleber am Gerät. Die IT sieht jedes Ticket mit Gerät, Verlauf und Frist und arbeitet es in der Konsole ab.
Ein Tarif ab 29 € netto im Monat, alle Funktionen drin. Server in Deutschland. Anmeldung mit Microsoft 365.
Montag, 09:10, Besprechungsraum Elbe bei Brenntal Armaturen. Um halb zehn kommt Besuch, der Beamer zeigt nur „Kein Signal“. Hier ist der ganze Weg von Ticket #1287. Jeder Ausschnitt ist der Oberfläche von 404desk nachgebaut.
Brenntal Armaturen ist eine erfundene Beispielfirma mit rund 140 Leuten, Jana und Deniz auch.
Am Beamer klebt ein QR-Aufkleber mit der Inventarnummer BE-0112. Jana hält die Handykamera drauf, das Portal öffnet sich, und Raum und Gerät sind schon eingetragen. Sie tippt einen Satz, wählt, wie dringend es ist, und hängt ein Foto vom Beamerbild an.
Bevor die Meldung rausgeht, sucht 404desk im Wissen eurer IT nach einer passenden Anleitung. Für den Raum Elbe gibt es eine: HDMI-Umschalter auf Eingang 2 stellen. Jana probiert es. Diesmal hilft es nicht, also schickt sie ab.
Ohne KI-Baustein findet die Volltextsuche den Vorschlag, mit KI trifft er öfter.
Jana bekommt die Ticketnummer und einen voraussichtlichen Zeitraum, geschätzt aus bisherigen Lösungszeiten: heute bis 14 Uhr. Sobald es eine Antwort gibt, kommt eine Mail. Wer per Mail meldet, bekommt einen persönlichen Link, sieht dort ohne Konto denselben Stand und kann antworten.
Sobald es eine Antwort gibt, kommt eine Nachricht per E-Mail.
In der Konsole steht #1287 oben, mit Raum Elbe, Gerät BE-0112 und der Frist „heute 14:00“, gerechnet in Geschäftszeiten. Deniz blättert mit j und k, nimmt das Ticket mit a und antwortet mit r, ohne die Maus anzufassen.
Deniz tauscht das HDMI-Kabel am Umschalter und setzt #1287 auf gelöst. Die Lösung speichert er als Artikel im Wissen, damit findet die Hilfe vor dem Absenden beim nächsten Mal zwei Anleitungen.
Jana sieht den Haken in der Zeitleiste und tippt auf Danke. Das Danke landet bei der IT. Gibt Jana ihren Satz frei, steht er ohne Namen im monatlichen IT-Leistungsbericht für die Geschäftsführung.
Die meisten Mitarbeitenden öffnen das Portal ein paarmal im Jahr. Die IT sitzt jeden Tag in der Konsole. Deshalb sehen beide anders aus.
Große Schrift, viel Platz, wenige Wege. Es läuft auf dem Handy so gut wie am Rechner und braucht keine Schulung.
Gebaut für das Ziel, ein Problem ohne Anleitung in unter 30 Sekunden zu melden. Ob eure Firma „du“ oder „Sie“ sagt, stellst du ein.
Dicht, schnell, für den Desktop. Kennzahlen, Filter, gespeicherte Ansichten, Suche und Massenaktionen in einer Liste.
| j k | nächstes und voriges Ticket |
|---|---|
| e | erledigen |
| a | zuweisen |
| r | antworten |
| ? | alle Kürzel |
Sieben Status, damit Fristen ehrlich bleiben:
Jede davon kommt aus einem Moment, den du aus der internen IT kennst. Alle sind im Grundpreis.
„Bildschirm aufnehmen“ nimmt bis zu 30 Sekunden auf, „Screenshot“ ein einzelnes Bild, ohne dass jemand Software installiert. Wer mag, schickt Browser, Betriebssystem, Bildgröße und Aufnahmezeit mit einem Haken mit.
Ein Startkennwort oder einen WLAN-Schlüssel verschickst du als Link, der genau einmal funktioniert und höchstens 24 Stunden gilt. Das Kennwort steht nie im Ticketverlauf und nie im Klartext in einer Mail.
Kommen in kurzer Zeit mehrere ähnliche Tickets, schlägt 404desk vor, ein Störungsbanner zu schalten und die Tickets zu bündeln. Ein Klick, und alle sehen im Portal „Drucker im 2. OG gestört, wir sind dran“. Wer betroffen ist, hängt sich an, statt neu zu melden.
Offene Tickets, drohende Fristen und laufende Störungen als Zahlen auf einem Bildschirm an der Wand. Er hängt an einem geheimen Link ohne Anmeldung, der 90 Tage gilt und sich jederzeit widerrufen lässt. Für eine LED-Anzeige gibt es eine einfache Datenschnittstelle.
Über den MCP-Server können KI-Assistenten Tickets lesen und anlegen. Er gehört zur Schnittstelle, genau wie REST-API und Webhooks, und ist im Grundpreis.
Eine Regel liest Mails von Backup und Überwachung. „Backup fehlgeschlagen“ eröffnet ein Ticket, die nächste „erfolgreich“-Mail schließt es wieder. Du siehst nur, was offen ist.
Alle melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an. Der Benutzerabgleich holt Mitarbeitende und ihren Kontostatus aus Entra ID, gesperrt in Microsoft 365 heißt auch hier gesperrt. Mails an euer IT-Postfach werden Tickets, sobald ihr es an eure Eingangsadresse bei 404desk weiterleitet.
Senden und Empfangen direkt über ein Postfach in eurem Microsoft 365, etwa it@brenntal.example, ist in Arbeit. Kommt bald
Ein Tarif mit allen Funktionen kostet bis 50 Konten 2,00 €, 51 bis 200 Konten 1,50 €, ab 201 Konten 1,00 € je Konto und Monat, mindestens 29 €, also 60 € für 30 Konten, 150 € für 100 Konten und 400 € für 400 Konten, alles netto.
Lieber sagen wir es hier als nach der Testphase. Wenn einer dieser Punkte für euch ein Muss ist, passt ein anderes System besser.
Der Preis je Konto und Monat: bis 50 Konten 2,00 €, 51 bis 200 Konten 1,50 €, ab 201 Konten 1,00 €, mindestens 29 € netto. Es zählt der Höchststand gleichzeitig freigeschalteter Konten im Abrechnungszeitraum, IT und Admins eingeschlossen. Alle Funktionen sind drin, nur der KI-Baustein kostet 0,50 € je Konto extra.
Microsoft 365 ist der Hauptweg für Anmeldung und Benutzerabgleich. Ohne Microsoft 365 melden sich alle per E-Mail-Link an, optional mit Passwort. Mail wird Ticket läuft über eine Eingangsadresse, an die ihr euer IT-Postfach weiterleitet. Google-Konten werden nicht unterstützt.
Auf Servern in Deutschland bei Hetzner. Alle Dienstleister stehen auf der Seite Sicherheit.
Nein, außer ihr gebt ausdrücklich einen Support-Zugang auf Zeit frei. Der Zugang ist auf Lesen beschränkt, und die Freigabe steht im Protokoll eurer Firma. Mehr dazu auf der Seite Sicherheit.
Die Einrichtung führt dich Schritt für Schritt, mit Vorlagenpaketen für Kategorien, Textbausteine, Anträge und Automationen. Jeden Schritt kannst du überspringen. Wie lange es bei euch dauert, hängt davon ab, wie viel du gleich mit einrichtest.
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