Ticketsystem Funktionen: alles in einem Tarif

404desk hat 23 Funktionen in fünf Gruppen, und jede davon steckt im selben Tarif. Es gibt keine Tarifstufen und keinen Aufpreis für Microsoft-Anmeldung, Fristen, Protokoll oder Schnittstellen. Nur der KI-Baustein ist optional und kostet extra.

Funktionen für Mitarbeitende

Das Portal ist für Leute gebaut, die es ein paarmal im Jahr öffnen. Große Flächen, wenige Wege, und es läuft auf dem Handy.

IT-HilfeBrenntal Armaturen

Hallo Jana, wobei können wir helfen?Problem meldenMeine Tickets1 offenMeine GeräteWissen

Startseite des Portals bei der Beispielfirma Brenntal Armaturen.

Mitarbeiterportal: Problem melden, Meine Tickets, Meine Geräte und Wissen. Statt „In Bearbeitung“ zeigt eine Zeitleiste, wo das Ticket steht, mit einem voraussichtlichen Zeitraum aus den bisherigen Lösungszeiten.
QR-Aufkleber: Bogen als PDF für A4-Etiketten. Wer den Code am Gerät oder an der Raumtür scannt, meldet mit schon ausgefülltem Gerät oder Raum.
Bildschirmaufnahme: Aufnahme oder Screenshot direkt aus dem Browser, ohne Software. Browser, Betriebssystem, Bildgröße und Aufnahmezeit schickst du auf Wunsch mit.
Terminbuchung: Mitarbeitende wählen eine freie Zeit der IT. Die Einladung kommt als Kalenderdatei per Mail.
Anträge und Genehmigungen: Vorlagen für Eintritt, Austritt, Hardware-Wunsch und Berechtigung, mit Aufgabenliste für die IT. Die Führungskraft genehmigt per Klick in der Mail, ohne Konto.

Funktionen für die IT

Die Konsole ist für den ganzen Arbeitstag gebaut. Viel auf einem Bildschirm, das Häufige per Tastatur erreichbar.

brenntal.404desk.de/it/einstellungen/automationen

Wenn der Betreff Drucker enthältdann Kategorie Drucker und zuweisen an Deniz

Vorschau: 23 Treffer in 500 geprüften Tickets, zum Beispiel #1264 „Drucker im 2. OG druckt nur leere Seiten“.

Eine Automation mit Vorschau auf bisherige Tickets. Zahlen sind Beispielwerte.

IT-Konsole: Ticketliste mit Kennzahlen, Filtern, gespeicherten Ansichten, Suche und Massenaktionen. Kürzel wie j k e a r ersparen die Maus. Dazu interne Notizen, Erwähnungen und Zusammenführen.
Mail wird Ticket: Mails an eure Eingangsadresse werden Tickets, Anhänge kommen mit, und Antworten gehen per Mail raus. Senden und Empfangen direkt über ein Postfach in eurem Microsoft 365 ist in Arbeit. Kommt bald
Fristen und Geschäftszeiten: Reaktions- und Lösungsfrist je Priorität, gerechnet nur in Geschäftszeiten, mit Feiertagen für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Eine Mail warnt, bevor eine Frist reißt.
Automationen: Regeln mit Vorschau, wie viele bisherige Tickets sie getroffen hätten. Dazu automatisches Schließen gelöster Tickets nach einer Zahl von Tagen ohne Antwort.
Störungen und Wartung: Störungsbanner im Portal, an das sich Betroffene mit einem Klick anhängen. Das Störungs-Radar schlägt das Banner vor. Geplante Wartungen kündigst du rechtzeitig an.
Vertretung und Gastzugang: Abwesenheit eintragen, offene Tickets gehen an die Vertretung. Ein externer IT-Partner bekommt dafür einen Gastzugang, der nicht als Konto zählt und nach höchstens 31 Tagen von selbst endet.
Einmal-Links: Kennwort oder Schlüssel als Link, der genau einmal funktioniert und höchstens 24 Stunden gilt. Nie im Ticketverlauf, nie im Klartext in einer Mail.
Wiederkehrende Aufgaben: „Jeden ersten Montag im Monat Backups prüfen“ wird zum Ticket mit Aufgabenliste, ohne dass jemand daran denken muss.

Wissensdatenbank und Geräteverwaltung

Was die IT einmal gelöst hat, steht im Wissen. Welches Gerät wem gehört, steht im Inventar und im Ticket.

NB-0417Ausgegeben

Notebook 14 Zoll · EinkaufBei Jana Reuter seit 3. März 2026uebergabe-NB-0417.pdf

Gerätekarte mit Inventarnummer, Person und Übergabeprotokoll.

Wissensdatenbank: Artikel mit Bildern und Anhängen, Markdown-Import und Kategorien. Die Lösung eines Tickets speicherst du als Artikel.
Geräteverwaltung: Inventar mit Inventarnummern, Import aus CSV und Excel, Zuordnung zu Personen. Übergabe und Rückgabe mit Protokoll.
Ablauf-Wecker: Lizenzen, Garantien, Zertifikate, Domains und Verträge mit Ablaufdatum. Mit dem Vorlauf, den du einstellst, entsteht rechtzeitig ein Ticket.

Auswertungen und Berichte

Die Zahlen, die eine interne IT braucht, sind ab Werk eingerichtet. Du baust keine Berichte selbst.

Leistungsbericht Oktober 2026

212Tickets

41Danke-Stimmen

3 Std. 10Lösungszeit

92 %Zufriedenheit

PDF, am Monatsersten automatisch versendet.

Auszug aus dem monatlichen IT-Leistungsbericht. Alle Zahlen sind Beispielwerte.

Auswertungen: Ticketmenge, Antwort- und Lösungszeiten, gehaltene Fristen und Zufriedenheit für den Zeitraum, den du wählst. Export als CSV.
IT-Leistungsbericht: Jeden Monat automatisch ein PDF, das sichtbar macht, was eure IT geleistet hat, mit den freigegebenen Danke-Stimmen aus dem Team.
Wandanzeige: Offene Tickets, drohende Fristen und Störungen als Zahlen auf einem Bildschirm im IT-Büro, über einen geheimen Link ohne Anmeldung. Dazu eine einfache Datenschnittstelle für LED-Anzeigen.

Microsoft 365, Schnittstellen und Datenschutz

Die Anmeldung läuft über euer eigenes Microsoft 365. Export, Löschung und Löschfristen steuert ihr selbst im Produkt.

Bei Brenntal Armaturen anmeldenMit Microsoft anmeldenoder Anmeldelink per E-Mail

Anmeldung im Bereich einer Firma unter brenntal.404desk.de.

Microsoft 365: Anmelden mit Microsoft als Hauptweg und Benutzerabgleich mit Entra ID samt Kontostatus. Kein Google.
API, Webhooks und MCP: REST-API und Webhooks mit Schlüsseln je Firma. Über den MCP-Server können KI-Assistenten Tickets lesen und anlegen.
KI-Baustein: Optional für 0,50 € netto je Konto und Monat, mit gleich viel KI-Guthaben. Vorsortieren, Antwortvorschlag, Zusammenfassen, IT-Hilfe-Chat und mehr, einzeln schaltbar.
Datenschutz und Hosting: Export aller Firmendaten als ZIP, endgültige Löschung im Produkt, einstellbare Löschfristen und der AVV zum Lesen.

Einrichtung mit Vorlagen

Nach der Registrierung führt dich die Einrichtung Schritt für Schritt, mit Vorlagenpaketen für Kategorien, Textbausteine, Anträge und Automationen. Jeden Schritt kannst du überspringen und später nachholen.

Was noch nicht fertig ist, steht ehrlich auf dem Fahrplan von 404desk.

Fragen zum Funktionsumfang

Gibt es Funktionen nur in einem teureren Tarif?

Nein. Es gibt einen Tarif, und alle Funktionen auf dieser Seite sind drin, auch Microsoft-Anmeldung, Fristen, Protokoll, API und MCP-Server. Nur der KI-Baustein ist ein optionaler Zusatz für 0,50 € netto je Konto und Monat.

Kann ich 404desk ohne KI nutzen?

Ja, vollständig. Ohne KI-Baustein sind die KI-Knöpfe unsichtbar. Hilfe vor dem Absenden läuft dann über die Volltextsuche.

Ist 404desk ein ITIL-Werkzeug?

Nein. Change- und Problem-Management und eine CMDB gibt es nicht. 404desk ist für den Eingang und die Abarbeitung von IT-Anfragen gebaut, mit Wissen und Geräten dazu.

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