Ticketsystem für die Ein-Personen-IT
Wenn du die IT einer Firma alleine machst, ist dein größtes Problem selten die Technik. Es ist der Satz „Hast du mal kurz?“, zwanzigmal am Tag, auf dem Flur, in Teams, per Anruf. 404desk sammelt das an einem Ort, zeigt dir, was brennt, und sorgt dafür, dass im Urlaub jemand anderes weitermachen kann.
Ein Montagmorgen, allein in der IT
Gerechnet für eine erfundene Firma mit 60 Leuten an zwei Standorten.
- Liste statt PosteingangAm Wochenende kamen sechs Tickets per Portal und Mail und zwei Alarm-Mails: „Backup fehlgeschlagen“ und später „Backup erfolgreich“. Der Vorfall hat sich damit selbst geschlossen. Du siehst sechs offene Tickets, jedes mit seiner Frist.07:45
- Der Drucker im 2. OGDrei Tickets zum selben Drucker. Das Störungs-Radar schlägt ein Banner vor. Du schaltest es, die drei Tickets sind gebündelt, und die nächsten zehn Leute tippen im Portal auf „Bin auch betroffen“, statt neu zu schreiben.07:52
- Neue Kollegin heuteDer Eintrittsantrag liegt seit zwei Wochen mit Abhakliste da. Offen ist noch das Startkennwort, das geht per Einmal-Link raus.08:10
- „Hast du mal kurz?“Der Vertriebsleiter am Kaffeeautomaten. Du sagst: „Klar, schick’s mir übers Portal, dann vergesse ich’s nicht.“ Zwei Minuten später ist es Ticket #1452, mit Bildschirmaufnahme.08:25
- Erst mal KaffeeDer erste Montag im Monat: Das Ticket „Backups prüfen“ steht da, mit Aufgabenliste. Heute vergisst du es nicht, weil du es gar nicht im Kopf haben musst.09:00
Welche Funktionen allein am meisten helfen
- Mitarbeiterportal
- Ein Ort für alle Meldungen. Der Verlauf beantwortet „Und, schon was passiert?“, bevor jemand fragt.
- Mail wird Ticket
- Die gewohnte IT-Adresse bleibt und leitet weiter. Jede Mail landet jetzt in der Liste.
- Störungsbanner
- Einmal sagen, dass du dran bist, statt zwanzigmal.
- Wissensdatenbank
- Die fünf häufigsten Fragen einmal aufschreiben. Im Portal finden die Leute sie, bevor sie ein Ticket schreiben.
- Wiederkehrende Aufgaben
- Backups, Updates und Rechte prüfen, ohne Zettel.
- Ablauf-Wecker
- Zertifikate und Domains laufen nicht mehr still aus.
- Vertretung mit Gastzugang
- Dein Systemhaus vertritt dich im Urlaub, mit einem Zugang auf Zeit.
- IT-Leistungsbericht
- Jeden Monat schwarz auf weiß, was du geschafft hast.
Was das bei 60 Leuten kostet
| 60 freigeschaltete Konten × 1,50 €, du eingeschlossen | 90,00 € |
|---|---|
| Gastzugang für das Systemhaus im Urlaub | zählt nicht mit |
| Optional KI-Baustein, 60 × 0,50 € | 30,00 € |
| Summe ohne KI | 90,00 € |
Systeme mit Preis je IT-Arbeitsplatz können für eine einzelne Person günstiger sein. Rechne nach, welchen Tarif du dort für Fristen, Microsoft-Anmeldung und Geräteverwaltung brauchst. Wie, steht im Ratgeber Was kostet ein Ticketsystem.
Zwei Wochen Urlaub, ohne Diensthandy
Der größte Unterschied für eine Ein-Personen-IT ist nicht der Montag, sondern der Urlaub. Ohne System liegt alles in deinem Kopf und deinem Postfach. Mit 404desk trägst du eine Abwesenheit ein und richtest eine Vertretung ein, zum Beispiel dein Systemhaus mit einem Gastzugang. Der Gast sieht nur die Tickets, die ihm übergeben wurden, antwortet dort und setzt den Status. Interne Notizen und die Verwaltung bleiben zu. Der Zugang endet von selbst, spätestens nach 31 Tagen.
Wer im Portal ein Ticket bei dir offen hat, sieht, dass du abwesend bist und wer übernimmt. Wenn du zurückkommst, steht im Verlauf jedes Tickets, was passiert ist. Keine Übergabe per Telefon am ersten Tag.
So fängst du an, ohne Projekt
Registrieren
Am einfachsten mit Microsoft 365. Die Einrichtung fragt nach Standort, Geschäftszeiten, Kategorien und Mail-Eingang und bietet Vorlagen für Textbausteine und Anträge an. Was du nicht weißt, überspringst du.
Eine Woche selbst benutzen
Jeden Zuruf selbst als Ticket anlegen. So siehst du, wie viel tatsächlich reinkommt.
Den Link verschicken
Eine kurze Mail an alle mit dem Portal-Link und dem Satz, dass die IT-Adresse bleibt.
Aufkleber an die Problemgeräte
Drucker, Beamer, der Rechner an der Pforte.
Fragen aus der Ein-Personen-IT
Lohnt sich ein Ticketsystem, wenn ich alleine bin?
Gerade dann. Du bist die einzige Person, die weiß, was offen ist. Ein Ticketsystem nimmt dir das Merken ab und zeigt der Geschäftsführung, wie viel du tust.
Was kostet das für 60 Leute?
60 freigeschaltete Konten mal 1,50 € sind 90 € netto im Monat, alle Funktionen drin. Mit KI-Baustein kommen 30 € dazu, und genau dieser Betrag ist dann euer KI-Guthaben.
Wie bringe ich die Leute dazu, das Portal zu benutzen?
Mach es bequemer als den Anruf: QR-Aufkleber an Druckern und Beamern, die IT-Adresse bleibt, und auf „Hast du mal kurz?“ antwortest du freundlich mit dem Link. Nach ein paar Wochen ist das der normale Weg.
Was passiert im Urlaub?
Du trägst eine Abwesenheit ein und richtest eine Vertretung ein, intern oder mit einem externen Partner als Gast. Der Gastzugang zählt nicht als Konto und endet von selbst.