Ticketsystem aus Sicht der Geschäftsführung
Als Geschäftsführung willst du wissen, ob die IT funktioniert, was sie kostet und ob die Daten sicher sind. 404desk beantwortet das mit einem monatlichen IT-Leistungsbericht als PDF, einem Preis, den man im Kopf ausrechnet, und einem AVV, den du vorab lesen kannst. Für die Einführung braucht es kein Verkaufsgespräch und keinen Berater.
Der Monatserste um acht
Am Monatsersten um acht kommt die Mail mit dem IT-Leistungsbericht des Vormonats. Im PDF steht: 212 neue Tickets im Oktober, erste Antwort nach 38 Minuten, 94 von 100 Fristen eingehalten, 41 Danke-Stimmen. Größtes Thema: Drucker, 48 Tickets.
Daraus wird eine Entscheidung statt eines Gefühls: Vielleicht kostet ein Wartungsvertrag für die Drucker weniger als die Zeit, die die IT mit ihnen verbringt. Und wenn die Ticketmenge seit einem Jahr steigt, die Lösungszeit mit, dann ist das eine Grundlage für das Gespräch über eine zweite Stelle.
Alle Zahlen sind Beispielwerte der erfundenen Firma Brenntal Armaturen.
Drei Fragen, die eine Geschäftsführung stellt
- Was kostet es?
- Ein Tarif mit allem drin: bis 50 Konten 2,00 €, 51 bis 200 Konten 1,50 €, ab 201 Konten 1,00 € je Konto und Monat, mindestens 29 € netto. Keine Funktionstarife, keine Mindestlaufzeit, Rechnung als PDF.
- Sind die Daten sicher?
- Den AVV liest du vorab. IT und Admins melden sich mit Zwei-Faktor an, Änderungen stehen im Protokoll eurer Firma. Der Support von 404desk sieht keine Ticketinhalte ohne eure Freigabe.
- Was bringt es?
- Sichtbarkeit: was die IT tut, wie schnell, wo es hakt. Und eine IT, die im Urlaub vertreten werden kann, weil alles im System steht statt im Kopf einer Person.
Die Server stehen in Deutschland bei Hetzner.
Rechenbeispiel für 140 Mitarbeitende
| Posten | Monat | Jahr |
|---|---|---|
| 140 freigeschaltete Konten × 1,50 € | 210,00 € | 2.520,00 € |
| Optional KI-Baustein, 140 × 0,50 € | 70,00 € | 840,00 € |
| Einrichtung, Schulung, Beratung | 0,00 € | 0,00 € |
Dazu kommt die Zeit eurer IT für die Einrichtung. Sie führt Schritt für Schritt, und jeden Schritt kann man überspringen. Bis alles eingespielt ist, rechne mit ein paar Tagen neben dem Tagesgeschäft. Einen Rahmen dafür gibt der Ratgeber Ticketsystem einführen.
Weniger Abhängigkeit von einer Person
In vielen Firmen mit 20 bis 500 Leuten hängt die IT an einer oder zwei Personen. Was offen ist, welches Zertifikat wann abläuft, wer welches Notebook hat: Das steht oft nur in deren Kopf. Wenn diese Person krank wird oder kündigt, ist das ein Risiko für den Betrieb.
Ein Ticketsystem verteilt dieses Wissen auf ein System: offene Tickets mit Verlauf, Geräte mit Übergabeprotokoll, Ablaufdaten mit Erinnerung, Anleitungen in der Wissensdatenbank. Eine Vertretung, intern oder ein externer Partner mit Gastzugang, kann damit weiterarbeiten.
Was die Geschäftsführung zur Einführung beitragen kann
Einen Satz. Wenn die Geschäftsführung in einer Mail oder Runde sagt, dass IT-Probleme ab jetzt über das Portal gemeldet werden, hilft das der IT mehr als jede Anleitung. Und am besten meldet sie das nächste eigene Problem auch selbst dort.
Wofür ihr 404desk nicht kaufen solltet
- Als Kundenservice für eure Endkunden. Dafür gibt es eigene Werkzeuge mit Telefonie und Chat.
- Als ITIL-Werkzeug für ein Audit mit Change- und Problem-Management.
- Wenn ihr alles im eigenen Rechenzentrum betreiben müsst. 404desk gibt es nur gehostet.
- Wenn die Oberfläche für Mitarbeitende auf Englisch sein muss. Vorerst gibt es nur Deutsch.
Fragen der Geschäftsführung
Was kostet 404desk bei uns im Jahr?
Freigeschaltete Konten mal Stufenpreis, mindestens 29 € netto im Monat. Bei 140 Konten sind das 210 € netto im Monat ohne KI. Den Jahresbetrag zeigt das Rechenbeispiel auf dieser Seite.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Nein. Gekündigt wird zum Ende des bezahlten Zeitraums, direkt im Produkt.
Müssen wir den Betriebsrat einbeziehen?
Das ist eine rechtliche Frage, die wir nicht für euch beantworten. Ein Ticketsystem enthält Auswertungen über die Arbeit der IT, deshalb gehört das Thema früh auf den Tisch. Welche Fragen ihr klären solltet, steht im Ratgeber Ticketsystem und Betriebsrat.
Was, wenn 404desk aufhört?
Ein Admin fordert jederzeit einen Export aller Firmendaten als ZIP an. Damit seid ihr nicht an uns gebunden.