Ticketsystem nach DSGVO: Export, Löschfrist und AVV
Datenschutz ist in 404desk eingebaut: Export aller Firmendaten als ZIP, Löschung der ganzen Firma auf Anforderung, eine einstellbare Löschfrist, die abgeschlossene Tickets anonymisiert, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag zum Herunterladen. Dafür musst du niemanden anschreiben.
So setzt du Datenschutz in 404desk um
AVV herunterladen
In den Datenschutz-Einstellungen, für eure Unterlagen und das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Löschfrist festlegen
Zwischen 30 Tagen und zehn Jahren. Eine Vorschau zeigt, wie viele Tickets betroffen sind. Stimm die Frist mit der Datenschutzbeauftragten und, wenn es ihn gibt, dem Betriebsrat ab.
Rollen vergeben
Mitarbeitende, IT, Admin. Den Zwei-Faktor-Schutz verlangst du für alle Admins.
Export und Löschung
Für das Vertragsende forderst du Export und Löschung der Firma in den Einstellungen an.
Was 404desk für den Datenschutz mitbringt
- Hosting
- Server in Deutschland bei Hetzner.
- Export
- Alle Daten einer Firma als ZIP mit JSON-Dateien und Anhängen. Der Download steht 24 Stunden bereit.
- Löschung
- Die ganze Firma mit allen Daten und Dateien, unwiderruflich und erst nach Bestätigung mit der Firmenadresse. Endet das Abo, ist der Firmenbereich zunächst nur lesbar, und die Löschung wird vorher per Mail angekündigt.
- Löschfrist
- Abgeschlossene Tickets anonymisiert 404desk nach der Zeit, die du einstellst. Ihre Anhänge werden dabei gelöscht.
- AVV
- Zum Herunterladen.
- Support
- Der Support sieht keine Ticketinhalte, außer ein Admin gibt Tickets, Notizen und Anhänge zum Lesen frei. Die Freigabe gilt für eine Dauer, die du festlegst, und lässt sich jederzeit widerrufen.
- Tracking
- Keine Tracking-Cookies auf der Website von 404desk.
Auskunft und Löschung für einzelne Personen
Wenn eine Person wissen will, welche Daten über sie gespeichert sind, steht das im Export der Firmendaten. Einen eigenen Export je Person gibt es nicht, der Export umfasst immer die ganze Firma. Für die Löschung sorgt die Löschfrist: Abgeschlossene Tickets werden nach der eingestellten Zeit anonymisiert. Beim Austritt sorgt der Benutzerabgleich mit Microsoft 365 dafür, dass das Konto gesperrt ist.
Für euer Verarbeitungsverzeichnis
Für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten brauchst du Zweck, Datenarten, Empfänger und Löschfristen. Unsere Unterlagen dafür sind der AVV und die Seite Sicherheit mit den Dienstleistern. Die Löschfrist stellst du selbst ein.
Fragen deiner Datenschutzbeauftragten
Schick ihr diese Seite, die Seite Sicherheit und den AVV. Damit sind die meisten Fragen vor dem Test beantwortet.
Für wen das wichtig ist
Für jede Firma in Deutschland, Österreich und der Schweiz, weil Tickets fast immer personenbezogene Daten enthalten: Namen, Geräte, manchmal Krankmeldungen im Nebensatz. Besonders wichtig ist es dort, wo die Datenschutzbeauftragte vor dem Test den AVV sehen will oder ein Betriebsrat mitredet.
Was wir technisch absichern, steht unter Ticketsystem Sicherheit.
Fragen zu DSGVO und Hosting
Wo stehen die Server?
In Deutschland, bei Hetzner.
Wie lange speichert 404desk Tickets?
So lange, wie ihr es einstellt. Mit der Löschfrist anonymisiert 404desk abgeschlossene Tickets nach einer Zeit, die ihr festlegt, und löscht ihre Anhänge. Ohne Löschfrist bleiben sie, bis ihr die Firma löscht.
Bekommen wir einen AVV?
Ja, Admins laden ihn in den Datenschutz-Einstellungen herunter. Den Text gibt es vorab unter Auftragsverarbeitung.
Können wir 404desk selbst hosten?
Nein. 404desk gibt es nur gehostet.