Einmal-Link für Passwörter, direkt aus dem Ticket
Ein Startkennwort für die neue Kollegin, der WLAN-Schlüssel für den Besprechungsraum: In 404desk gibst du so etwas als Einmal-Link weiter. Der Link löscht sich nach dem ersten Öffnen oder spätestens nach 24 Stunden. Das Kennwort steht nie im Ticketverlauf und nie im Klartext in einer Mail.
So gibst du ein Kennwort per Einmal-Link weiter
Im Ticket „Sicher teilen“ wählen
Kennwort oder Schlüssel ins Feld einfügen. Es wird nicht im Ticket und nicht als Entwurf gespeichert.
Link erstellen und weitergeben
404desk erzeugt den Link, du kopierst ihn und schickst ihn der Person, etwa in der Antwort im Ticket. Die Nachricht enthält nur den Link, kein Kennwort.
Einmal öffnen
Die Person öffnet den Link, bestätigt das Öffnen und sieht das Kennwort. Danach ist der Inhalt weg.
Ablauf nach 24 Stunden
Öffnet niemand den Link, gilt er nach höchstens 24 Stunden nicht mehr. Vorher kannst du ihn jederzeit widerrufen.
Was ein Einmal-Link schützt und was nicht
- Schützt
- Kennwörter liegen nicht dauerhaft in Ticketverlauf, Postfach, Weiterleitungen und Backups.
- Schützt nicht
- Wer den Link vor der richtigen Person öffnet, sieht das Kennwort. Deshalb gilt: Startkennwort beim ersten Anmelden ändern lassen.
- Nachvollziehbar
- Im Firmenprotokoll steht, wann ein Link erstellt, geöffnet oder widerrufen wurde. Der Inhalt steht dort nicht.
- Gültigkeit
- Bis zum ersten Öffnen, höchstens 24 Stunden.
Warum Kennwörter nicht in Mails und Tickets gehören und welche Wege es sonst gibt, steht im Ratgeber Passwort sicher übermitteln.
Wann du einen Einmal-Link brauchst
Jedes Mal, wenn ein Geheimnis den Besitzer wechselt: Startkennwort für neue Leute, Zugang zum Gäste-WLAN für einen Dienstleister, PIN für ein Diensthandy, Wiederherstellungsschlüssel nach einem Festplattentausch. Bisher landet so etwas in einer Mail, die in drei Postfächern und einem Backup liegt, oder in einem Ticket, das Jahre später noch jemand liest.
Am meisten bringt der Einmal-Link bei Eintritten, weil dort viele Zugangsdaten auf einmal rausgehen. Zusammen mit dem Antrag für den Eintritt kann das Startkennwort ein Punkt auf der Abhakliste sein.
Fragen zum Einmal-Link
Kann die IT das Kennwort später noch einmal sehen?
Nein. Nach dem Öffnen oder nach 24 Stunden ist der Inhalt gelöscht, auch für die IT. Wer es noch einmal braucht, bekommt einen neuen Link.
Geht das auch an Leute ohne Konto?
Ja. Du kopierst den Link und gibst ihn selbst weiter, zum Beispiel an die private Adresse einer neuen Kollegin vor dem ersten Arbeitstag. Zum Öffnen braucht es kein Konto.
Ersetzt das einen Passwortmanager?
Nein. Der Einmal-Link ist für die Übergabe gedacht. Dauerhaft gehören Zugangsdaten in einen Passwortmanager.