IT Inventarverwaltung, die im Ticket mitläuft
Im Geräteinventar von 404desk steht jedes Notebook, jeder Monitor und jedes Diensthandy mit eurer eigenen Inventarnummer, etwa NB-0417. Geräte gehören Personen, und wer ein Ticket schreibt, wählt sein Gerät mit einem Fingertipp. Übergabe und Rückgabe dokumentierst du mit einem A4-Protokoll, dessen unterschriebener Scan am Protokoll liegt.
So kommt ein Gerät ins Inventar und zur Person
Nummernmuster festlegen
Zum Beispiel NB für Notebook, MO für Monitor, vierstellig fortlaufend. Das Muster wählst du frei, bestehende Nummern bleiben unverändert.
Bestand importieren
Die bisherige Liste kommt als CSV oder Excel rein. Neue Geräte legst du einzeln an.
Übergeben
Übergabe buchen, A4-Protokoll drucken, unterschreiben lassen, Scan hochladen.
Im Ticket sehen
Meldet Jana ein Problem, steht NB-0417 im Ticket. Bei der Rückgabe und beim Tausch gibt es wieder ein Protokoll.
Was das Inventar kann und was nicht
- Inventarnummern
- Frei wählbares Muster wie NB-0417, passend für QR-Aufkleber.
- Import
- Aus CSV und Excel, mit Vorschau und Zuordnung der Spalten.
- Zuordnung
- Zu Personen, sichtbar unter „Meine Geräte“ im Portal und im Ticket. Jedes Gerät hat eine Zuordnungshistorie und die Liste seiner Tickets.
- Übergabe, Rückgabe, Tausch
- A4-Protokoll mit Logo und Namen der Firma und Unterschriftsfeldern. Den unterschriebenen Scan lädst du zum Protokoll hoch.
- Nicht drin
- Keine automatische Inventur über das Netz, kein Software-Inventar, keine CMDB.
Meine Geräte im Portal
Mitarbeitende sehen im Portal unter „Meine Geräte“, was auf sie ausgegeben ist. Beim Melden wählen sie das Gerät mit einem Fingertipp, und du musst nicht nachfragen, welches Notebook gemeint ist. Stimmt die Liste nicht, ist das ein guter Anlass für eine Rückmeldung, und das Inventar wird nebenbei richtiger.
Für wen das Inventar in 404desk reicht
Für Firmen mit 20 bis 500 Leuten, deren Inventar heute eine Excel-Datei ist, die nur eine Person versteht. Wenn du wissen willst, wer welches Notebook hat, ob das Protokoll unterschrieben ist und welche Tickets ein Gerät schon hatte, reicht das. Wenn du Software-Stände und Netzabhängigkeiten verwalten musst, brauchst du zusätzlich ein Werkzeug für Geräteverwaltung wie Intune.
Wie ein Nummernmuster aussieht, das auch in fünf Jahren noch passt, steht im Ratgeber Inventarnummern vergeben.
Fragen zur Geräteverwaltung
Können wir unsere Excel-Liste übernehmen?
Ja. Der Import liest CSV und Excel mit bis zu 5000 Zeilen. Spalten wie Inventarnummer, Typ, Seriennummer und Person ordnest du beim Import zu. Bestehende Geräte werden nicht überschrieben.
Holt 404desk Geräte automatisch aus Intune?
Heute nicht. Was als Nächstes kommt, steht im Fahrplan.
Ist das eine CMDB?
Nein. Das Inventar weiß, welches Gerät wem gehört und welche Tickets es hatte. Abhängigkeiten zwischen Systemen bildet es nicht ab.