IT-Termin online buchen, ohne Telefon-Pingpong
Manche Probleme brauchen eine halbe Stunde am Platz, etwa ein neues Notebook einrichten oder ein Telefon umziehen. In 404desk wählen Mitarbeitende dafür selbst eine freie Zeit der IT. Die Einladung kommt als Kalenderdatei per Mail, und das Ticket steht auf „Terminiert“.
So bucht jemand einen Termin bei der IT
Die IT legt buchbare Zeiten fest
Einzelne Termine oder ein Wochenmuster je Person, zum Beispiel dienstags bis donnerstags am Vormittag. Was nicht freigegeben ist, kann niemand buchen.
Selbstbuchung am Ticket freigeben
Braucht ein Ticket einen Termin, gibst du die Selbstbuchung für dieses Ticket frei. Die Person sieht dann im Portal die freien Zeiten, nicht euren Kalender.
Termin wählen und buchen
Die Person wählt eine Zeit und bucht verbindlich. Ein Termin dauert 30 Minuten. Sie bekommt eine Mail mit Kalenderdatei, und der Termin steht mit einem Klick in Outlook oder jedem anderen Kalender.
Ticket auf Terminiert
Das Ticket wechselt in den Status „Terminiert“ und zeigt Datum und Uhrzeit. Im Verlauf der meldenden Person steht „Termin vereinbart“.
Was du einstellst und wo die Grenzen sind
- Buchbare Zeiten
- Legt die IT in 404desk fest, je Person. Termine, die schon gebucht sind, verschwinden aus der Auswahl.
- Freigabe
- Eine Freigabe gilt für eine Buchung. Für eine Umbuchung gibst du erneut frei. Absagen kann die Person ihren Termin selbst.
- Einladung
- Als Kalenderdatei per Mail an die meldende Person. Die IT lädt die Kalenderdatei im Ticket herunter.
- Ohne Buchung
- Einen Termin trägst du auch direkt im Ticket ein, etwa nach einem Telefonat.
- Kalender
- 404desk liest euren Outlook-Kalender heute nicht. Wenn du einen Termin außerhalb von 404desk vergibst, nimm die Zeit dort raus.
- Status
- „Terminiert“ ist ein eigener Status. Die Frist steht still und erscheint nicht als überfällig, nur weil der Termin in zwei Tagen ist.
Für wen Terminbuchung am meisten bringt
Für IT-Teams, die viel am Platz erledigen: Geräte tauschen, Arbeitsplätze umziehen, neue Kolleginnen einweisen. Ohne Buchung dauert das Finden eines Termins oft länger als der Termin selbst, mit drei Mails und einem Anruf. Mit Buchung sucht sich die Person die Zeit aus, die ihr passt, und du findest den Termin im Ticket wieder.
Für den ersten Arbeitstag neuer Leute passt die Kombination mit dem Antrag für den Eintritt.
Fragen zur Terminbuchung
Sehen Mitarbeitende meinen Kalender?
Nein. Sie sehen nur die Zeiten, die du als buchbar freigegeben hast und die noch frei sind.
Funktioniert die Einladung mit Outlook?
Ja. Die Einladung ist eine normale Kalenderdatei, die Outlook und andere Kalender öffnen. Eine direkte Verbindung zum Outlook-Kalender gibt es heute nicht.
Läuft die Frist weiter, solange ein Termin ansteht?
Nein. Im Status „Terminiert“ steht die Frist still, und das Ticket zeigt den Termin. Wie Fristen in Geschäftszeiten gerechnet werden, steht unter SLA im Ticketsystem.