IT Urlaubsvertretung, auch mit externem Partner
Wenn du in Urlaub gehst, trägst du in 404desk deine Abwesenheit ein und legst eine Vertretung fest. Deine offenen Tickets gehen dann an die Vertretung, und wer meldet, sieht im Portal, wer gerade vertritt. Das kann auch ein externer IT-Partner sein, mit einem Gastzugang, der von selbst abläuft.
- Angekommen28.12. 09:40
- Von der IT angesehen28.12. 10:05
- In Arbeit28.12. 10:20
So richtest du eine Urlaubsvertretung ein
Abwesenheit eintragen
Im Firmenkalender bei den Fristen: Person und Zeitraum, ganze Tage oder mit Uhrzeit.
Vertretung wählen
Eine Person aus der IT oder ein externer Gast auf Zeit. Ein Gast bekommt eine Einladung per Mail und meldet sich über einen Anmeldelink an, ohne Konto.
Tickets gehen an die Vertretung
Offene Tickets der abwesenden Person übergibt 404desk an die Vertretung. Meldende sehen im Portal, wer vertritt und bis wann.
Rückkehr
Zum Ende der Abwesenheit läuft der Gastzugang von selbst ab. Was der Gast geantwortet und geändert hat, steht im Verlauf der Tickets.
Was der Gastzugang darf und was nicht
- Zeitlich begrenzt
- Mit festem Ende, höchstens 31 Tage, danach gesperrt, ohne dass du daran denken musst. Vorher widerrufst du ihn jederzeit.
- Enger Umfang
- Nur ausdrücklich übergebene Tickets, öffentliche Antworten und erlaubte Statusänderungen. Keine internen Notizen, keine Verwaltung.
- Nachvollziehbar
- Einladung und Anmeldungen des Gasts stehen im Firmenprotokoll, seine Antworten und Statusänderungen im Verlauf des Tickets.
- Kein Konto
- Ein Gastzugang ist kein Konto und zählt nicht beim Preis.
- Fristen
- Fristen stehen still, wenn die gesamte IT abwesend ist, siehe SLA im Ticketsystem.
- Kein Dienstleistermodus
- Der Gastzugang gilt für eine Firma. Ein Partner, der viele Kundenfirmen in einer Oberfläche betreuen will, findet das in 404desk nicht.
Für wen das gebaut ist
Vor allem für die Ein-Personen-IT. Wenn du die IT alleine machst, ist Urlaub heute oft ein Zettel mit der Handynummer des Systemhauses. Mit Gastzugang arbeitet dein Partner an denselben Tickets, sieht den Verlauf, und du findest nach dem Urlaub nachvollziehbar, was passiert ist.
In IT-Teams mit mehreren Leuten ist die Vertretung meist eine Kollegin. Dann sorgt die Vertretung dafür, dass Tickets nicht bei jemandem liegen, der gerade am Strand ist.
Mehr zum Alltag allein in der IT steht unter Ticketsystem für die Ein-Personen-IT.
Fragen zur Vertretung
Sieht der Gast alle Tickets?
Nein. Der Gast sieht nur die Tickets, die ihm ausdrücklich übergeben wurden. Dort liest er die öffentlichen Nachrichten, antwortet und ändert den Status. Interne Notizen und die Verwaltung sieht er nicht.
Was passiert mit Tickets, die schon offen sind?
Offene Tickets der abwesenden Person übergibt 404desk während der Abwesenheit an die Vertretung. Weist du ein Ticket danach von Hand jemand anderem zu, bleibt das so.
Brauchen wir einen Vertrag mit dem Partner?
Ein externer Partner sieht in den übergebenen Tickets personenbezogene Daten eurer Mitarbeitenden. Welche Vereinbarung ihr dafür mit ihm braucht, klärt eure Datenschutzberatung, nicht 404desk.