IT Self-Service-Portal für Mitarbeitende
Im Portal von 404desk melden Mitarbeitende IT-Probleme, verfolgen ihre Tickets und finden Anleitungen der eigenen IT, im Browser am Rechner oder am Handy, ohne Installation. Es ist für Leute gebaut, die es ein paarmal im Jahr öffnen. Das Ziel ist, ein Problem ohne Anleitung in unter 30 Sekunden zu melden.
Bin auch betroffen
- Angekommen08:47
- Von der IT angesehen09:05
- In Arbeit09:30
- Gelöstvoraussichtlich heute bis 14:00
So meldet jemand ein IT-Problem im Portal
Portal öffnen
Über ein Lesezeichen, den Link in der Signatur der IT-Mails oder einen QR-Aufkleber am Gerät. Die Anmeldung läuft mit dem Microsoft-Konto oder mit einem Anmeldelink per E-Mail. Das Portal liegt unter eurer Adresse, etwa brenntal.404desk.de.
Problem beschreiben
Kategorie antippen, einen Satz schreiben, Dringlichkeit wählen. Das Gerät kommt aus „Meine Geräte“, Fotos und Dateien hängen dran. Wer zeigen will, was passiert, nimmt mit „Bildschirm aufnehmen“ den Bildschirm direkt im Browser auf.
Hilfe vor dem Absenden lesen
Bevor das Ticket rausgeht, zeigt das Portal passende Anleitungen aus dem Wissen eurer IT. Hilft eine davon, entsteht gar kein Ticket. Ohne KI-Baustein sucht die Volltextsuche, mit KI trifft der Vorschlag öfter.
Stand verfolgen und antworten
Die Zeitleiste zeigt angekommen, von der IT angesehen, in Arbeit und gelöst, dazu einen voraussichtlichen Zeitraum als Orientierung. Rückfragen der IT beantwortet die Person im Ticket oder per Mail.
Danke sagen
Nach dem Lösen gibt es einen Danke-Knopf und Daumen hoch oder runter, auf Wunsch mit einem Satz. Die Danke-Stimmen landen im monatlichen IT-Leistungsbericht.
Was das Portal kann
Alles hier ist im Grundpreis enthalten. Der IT-Hilfe-Chat braucht den KI-Baustein.
- Startseite
- „Hallo Jana, wobei können wir helfen?“ mit Problem melden, Meine Tickets, Meine Geräte, Wissen und, mit KI-Baustein, dem IT-Hilfe-Chat.
- Bekannte Störung
- Ein Banner wie „Drucker im 2. OG gestört, wir sind dran“. Betroffene hängen sich mit einem Klick an, statt ein neues Ticket zu schreiben, und bekommen eine Mail, wenn es behoben ist.
- Ohne Konto
- Wer per Mail meldet, bekommt einen persönlichen Link, sieht dort den Stand und kann antworten. Praktisch für Leute ohne eigenen Rechner, etwa im Lager.
- Meine Geräte
- Was auf die Person ausgegeben ist, mit Inventarnummer. Beim Melden ist das Gerät einen Fingertipp entfernt.
- Anträge
- Vorlagen für Eintritt, Austritt, Hardware-Wunsch und Berechtigung. Genehmigungen holt sich 404desk per Mail von der Führungskraft.
- Termin buchen
- Freie Zeiten der IT wählen, die Einladung kommt als Kalenderdatei per Mail.
- Eure Firma
- Logo und Farbe der Firma im Portal. Für Portal und Mails stellst du „du“ oder „Sie“ ein.
Was das Portal nicht kann
- Es gibt keine App zum Installieren. Das Portal läuft im Browser, Benachrichtigungen kommen per Mail.
- Der IT-Hilfe-Chat antwortet mit KI, nicht als Live-Chat mit einem Menschen. Ohne KI-Baustein gibt es ihn nicht.
- Die Oberfläche gibt es vorerst nur auf Deutsch.
- Das Portal ist für eure Mitarbeitenden, nicht für Endkunden eurer Firma.
Für wen sich das Portal am meisten lohnt
Am meisten bringt das Portal in Firmen, in denen IT-Probleme heute über Zuruf, Teams-Nachrichten und den Satz „Hast du mal kurz?“ ankommen. Wenn eine Person die IT alleine macht, ersetzt das Portal das Notizbuch neben der Tastatur. Wenn viele Leute ohne festen Schreibtisch arbeiten, in Produktion, Lager oder Außendienst, helfen der persönliche Link ohne Konto und die QR-Aufkleber, weil niemand eine Inventarnummer abtippen muss.
Wie ein Arbeitstag mit 404desk aussieht, wenn du die IT alleine machst, steht unter Ticketsystem für die Ein-Personen-IT.
Fragen zum Self-Service-Portal
Müssen Mitarbeitende etwas installieren?
Nein. Das Portal läuft im Browser, am Rechner und am Handy. Auch für die Bildschirmaufnahme braucht es keine Software.
Braucht jede meldende Person ein Konto?
Nein. Wer per Mail meldet, bekommt einen persönlichen Link, sieht dort den Stand und kann antworten. Mit Konto kommen Meine Tickets, Meine Geräte und Anträge dazu.
Kann das Portal „Sie“ statt „du“ sagen?
Ja. Jede Firma stellt für Portal und Mails „du“ oder „Sie“ ein. Logo und Farbe der Firma kommen ebenfalls ins Portal.
Was kostet das Portal?
Das Portal ist im Grundpreis enthalten. Bezahlt werden freigeschaltete Konten, ab 29 € netto im Monat. Wer nur per Mail und persönlichem Link meldet, braucht kein Konto. Die Staffel steht unter Preise.