Wiederkehrende IT-Aufgaben, die sich selbst melden
„Jeden ersten Montag im Monat Backups prüfen“ trägst du in 404desk einmal ein. Danach entsteht an jedem ersten Montag ein Ticket mit Abhakliste, das in der Konsole steht wie jedes andere. Was erledigt ist, siehst du am Ticket, was liegen bleibt, in der Liste.
- Protokolle NAS-01 und NAS-02 gelesen
- Eine Datei testweise wiederhergestellt
- Auslagerung außer Haus geprüft
So legst du eine wiederkehrende Aufgabe an
Rhythmus wählen
Täglich, wöchentlich an einem Wochentag oder monatlich an einem Wochentag wie „jeden ersten Montag“ oder „jeden letzten Freitag“, jeweils mit Uhrzeit. Eine Vorschau zeigt die nächsten Termine.
Abhakliste schreiben
Die Schritte, die jedes Mal dazugehören, bis zu 25 Punkte. Beim Backup gehört neben dem Lesen der Protokolle die Testwiederherstellung dazu.
Zuständigkeit festlegen
Das Ticket geht an eine Person oder bleibt ohne Zuordnung für das Team. Ist die Person abwesend und eine Vertretung eingerichtet, geht das Ticket an die Vertretung.
Abhaken
Am Stichtag steht das Ticket in der Liste. Die Abhakliste zeigt den Stand, etwa „2 von 3 erledigt“, und bleibt für die nächste Prüfung dokumentiert.
Typische Aufgaben und Abgrenzung
Typisch sind Backups prüfen, Updates freigeben, Zugriffsrechte durchsehen, USV und Klimaanlage im Serverraum kontrollieren, Firewall-Regeln sichten, alte Konten aufräumen. Alles, was in einem Jahr niemand fragt und im Ernstfall alle.
Für Dinge mit einem festen Ablaufdatum, also Lizenzen, Zertifikate oder Garantien, ist der Ablauf-Wecker gedacht. Für Regeln, die auf eingehende Tickets reagieren, die Automationen. Wiederkehrende Aufgaben starten nichts in euren Systemen, sie erinnern nur, und zwar pünktlich.
Rhythmen über einen Monat hinaus, etwa vierteljährlich oder jährlich, gibt es noch nicht. Einen Plan pausierst du jederzeit und schaltest ihn später wieder ein.
Für wen wiederkehrende Aufgaben am meisten bringen
Für die Ein-Personen-IT, bei der alles Regelmäßige im Kopf einer einzigen Person steckt. Fällt diese Person aus, weiß niemand, dass am ersten Montag die Backups geprüft werden. Als Ticket mit Abhakliste steht es für die Vertretung genauso in der Liste.
In größeren Teams verteilen wiederkehrende Aufgaben die Routine fair, weil jede Aufgabe eine feste Zuständigkeit hat. Und wenn die Geschäftsführung fragt, ob die Backups geprüft werden, zeigst du die erledigten Tickets der letzten zwölf Monate.
Fünf Aufgaben, die fast jede IT braucht
- Wöchentlich: Protokolle der Backups lesen.
- Monatlich: Backups prüfen und eine Datei testweise wiederherstellen.
- Monatlich: Updates freigeben und Ausnahmen prüfen.
- Monatlich: Zugriffsrechte für einen sensiblen Ordner durchsehen, jeden Monat einen anderen.
- Monatlich: Serverraum kontrollieren, mit USV-Anzeige und Temperatur.
Fragen zu wiederkehrenden Aufgaben
Was passiert, wenn das Ticket vom letzten Monat noch offen ist?
Es entsteht trotzdem ein neues Ticket, und das alte bleibt sichtbar offen. So fällt auf, wenn eine Prüfung zweimal liegen geblieben ist.
Helfen die Tickets bei einem Audit?
Sie zeigen, wann welche Prüfung als Ticket entstanden ist und welche Punkte abgehakt wurden. Ob das für ein bestimmtes Audit reicht, entscheidet die prüfende Stelle.
Kostet das extra?
Nein, wiederkehrende Aufgaben sind im einen Tarif von 404desk, ab 29 € netto im Monat.