Ticketsystem Sicherheit: was wir tun und was nicht
IT und Admins sichern ihre Anmeldung bei 404desk mit Zwei-Faktor, und Änderungen stehen im Protokoll eurer Firma. Unser Support sieht keine Ticketinhalte, außer ihr gebt ihm einen Zugang auf Zeit. Siegel und Zertifikate zeigen wir keine, weil wir keine haben. Hier stehen die Fakten.
Sicherheit in Fakten
Stand 11. November 2026.
- Serverstandort
- Deutschland, bei Hetzner.
- Eigener Bereich
- Jede Firma hat ihren eigenen Bereich unter einer eigenen Adresse, zum Beispiel brenntal.404desk.de.
- Anmeldung
- Mit Microsoft 365 als Hauptweg, daneben E-Mail mit Anmeldelink und optional Passwort. Kein Google.
- Zwei-Faktor
- Code aus der Authenticator-App für IT und Admins. Für alle Admins lässt er sich verlangen. Eine Bremse verlangsamt das Raten von Kennwörtern.
- Rollen
- Mitarbeitende, IT und Admin.
- Protokoll
- Änderungen und wichtige Vorgänge der Firma mit Zeitpunkt und handelnder Person, durchsuchbar.
- Support-Zugriff
- Nur mit ausdrücklicher Freigabe durch euch, zeitlich begrenzt, nur lesend.
- Kennwörter im Ticket
- Gehören in einen Einmal-Link, der genau einmal funktioniert und höchstens 24 Stunden gilt.
- KI
- Nur mit gebuchtem Baustein. Ein Schwärzfilter entfernt vorher erkennbare Kennwörter, Zugangsschlüssel, IBANs und Mailadressen.
- Tracking
- Keine Tracking-Cookies auf dieser Website, deshalb kein Cookie-Banner.
Welche Dienstleister beteiligt sind
Die verbindliche Liste der Unterauftragnehmer steht im AVV.
| Dienstleister | Zweck | Wann beteiligt |
|---|---|---|
| Hetzner | Server und Speicher für alle Daten, Standort Deutschland | Immer |
| Mollie | Zahlungen per Karte und SEPA-Lastschrift | Sobald ihr ein Abo abschließt, nur Zahlungsdaten |
| Langdock | KI-Funktionen mit einem Sprachmodell von Anthropic | Nur mit gebuchtem KI-Baustein, nach dem Schwärzfilter |
| Euer Microsoft 365 | Anmeldung und Benutzerabgleich | Wenn ihr die Anbindung einrichtet. Euer eigener Vertrag mit Microsoft, kein Dienstleister von uns. |
Support-Zugang nur mit eurer Freigabe
Wenn du uns bittest, uns etwas anzusehen, gibt ein Admin einen Support-Zugang frei, mit Zweck und Ende. Der Zugang erlaubt ausschließlich Lesen. Ohne Freigabe sehen wir keine Tickets, keine Anhänge und kein Wissen.
Die Freigabe steht im Protokoll, das ihr selbst durchsuchen könnt. Läuft die Zeit ab, ist der Zugang weg, ohne dass jemand daran denken muss. Ihr könnt ihn auch vorher beenden.
| 10.11. 11:42 | Supportfreigabe beendet | System |
| 10.11. 09:58 | Support freigegeben bis 11:42, nur lesen | Svenja Brandt, Admin |
| 09.11. 16:20 | Zwei-Faktor-Schutz für alle Admins verlangt | Svenja Brandt, Admin |
| 09.11. 08:03 | Konto Tobias Lenz durch Microsoft gesperrt | System |
Export, Löschung und Löschfristen
Ein Admin fordert jederzeit einen Export aller Firmendaten als ZIP an. Damit kommt ihr bei einem Wechsel an eure Daten, ohne uns zu fragen. Die endgültige Löschung der Firma startet ebenfalls im Produkt, nach einer Bestätigung mit der Firmenadresse.
Löschfristen stellt ihr selbst ein: Abgeschlossene Tickets werden nach der Zahl von Tagen, die ihr festlegt, automatisch anonymisiert. Nach Ende eines Abos bleibt 404desk 30 Tage lesbar, vor der Löschung bekommt ihr eine Nachricht.
Mehr dazu steht unter Datenschutz und Hosting.
Auftragsverarbeitungsvertrag zum Lesen
Den Text des AVV gibt es vorab hier, damit dein Datenschutzbeauftragter ihn vor dem Test lesen kann: AVV lesen. Admins finden die Vereinbarung außerdem im Produkt unter Datenschutz.
Schwärzfilter vor jeder KI-Anfrage
Ohne gebuchten KI-Baustein geht kein Ticket an eine KI, im Portal sind die KI-Knöpfe dann nicht einmal zu sehen. Mit Baustein entfernt ein Schwärzfilter vor jeder Weitergabe erkennbare Kennwörter, Zugangsschlüssel, geheime Links, IBANs und Mailadressen. Er erkennt nicht jede persönliche Angabe.
Die KI-Hilfen schaltest du einzeln ein oder aus. Die Websuche ist gesondert und standardmäßig aus.
Was der Baustein kann, steht unter KI im Ticketsystem.
Fragen zur Sicherheit
Hat 404desk eine ISO-27001-Zertifizierung?
Nein. 404desk selbst hat kein Zertifikat. Auf dieser Seite steht, was wir konkret tun, und welche Dienstleister zu welchem Zweck beteiligt sind.
Kann der Support von 404desk unsere Tickets lesen?
Nein, nicht ohne eure Freigabe. Ein Admin gibt einen Support-Zugang ausdrücklich und zeitlich begrenzt frei. Der Zugang ist auf Lesen beschränkt, und die Freigabe steht im Protokoll.
Was passiert, wenn ein Konto in Microsoft 365 gesperrt wird?
Mit dem Benutzerabgleich übernimmt 404desk den Kontostatus aus Entra ID. Gesperrt in Microsoft 365 heißt dann auch in 404desk gesperrt.
Bekommen wir unsere Daten zurück?
Ja. Ein Admin fordert jederzeit einen Export aller Firmendaten als ZIP an. Die endgültige Löschung der Firma startet ebenfalls im Produkt.