IT-Anträge mit Genehmigung, ohne Mail-Kette
In 404desk stellen Mitarbeitende IT-Anträge über Vorlagen für Eintritt, Austritt, Hardware-Wunsch und Berechtigung. Muss jemand zustimmen, geht eine Mail an die Person, die du für die Vorlage festgelegt hast. Sie genehmigt oder lehnt über den Link in der Mail ab, ohne Konto und ohne Anmeldung. Die IT bekommt eine Abhakliste, damit beim neuen Kollegen nichts fehlt.
- Betroffene Person
- Tobias Lenz
- System
- Ordner Buchhaltung, Rechnungen 2026
- Berechtigung
- Lesen
- Begründung
- Rechnungsprüfung ab Dezember
- Gültig bis
- 17.11.2026
- Konto vorbereiten
- Gerät vorbereiten
- Zugänge einrichten
- Übergabe abstimmen
So läuft ein IT-Antrag mit Genehmigung
Vorlage wählen
Im Portal unter Anträge: Eintritt, Austritt, Hardware-Wunsch oder Berechtigung. Die Vorlage fragt nur, was die IT wirklich braucht, etwa Name, Datum, Abteilung und Ausstattung.
Entscheidung per Mail
404desk schickt der zuständigen Person eine Mail mit einem Link. Auf der Seite dahinter stehen die Angaben des Antrags. Sie wählt Genehmigen oder Ablehnen und bestätigt, ohne Konto und ohne Anmeldung. Der Link gilt sieben Tage.
Ticket mit Abhakliste
Zum Antrag gehört ein Ticket mit der Abhakliste aus der Vorlage. Bis zur Entscheidung bleibt die Liste gesperrt, danach hakt die IT ab. Der Stand steht am Antrag, etwa „2 von 4 erledigt“.
Erledigt und dokumentiert
Antrag, Entscheidung und Abhakliste bleiben erhalten, falls später jemand fragt, wer den Zugriff freigegeben hat. Ist das Ticket gelöst und ein Punkt noch offen, zeigt 404desk das an.
Vorlagen, Einstellungen, Grenzen
- Vier Vorlagen ab Werk
- Eintritt, Austritt, Hardware-Wunsch und Berechtigung. Die Abhakliste jeder Vorlage passt du an eure Abläufe an, mit bis zu 25 Punkten. Die Fragen der Vorlagen sind fest.
- Wer beantragen darf
- Je Vorlage alle Mitarbeitenden oder nur die IT und ausgewählte Personen.
- Genehmigung
- Je Vorlage legst du fest, ob neue Anträge eine Freigabe brauchen und wer entscheidet. Die Person entscheidet über den Link in der Mail, ohne Konto in 404desk.
- Abhakliste
- Für die IT, am Antrag. Änderungen an einer Vorlage gelten nur für künftige Anträge, bestehende Listen bleiben, wie sie sind.
- Nicht automatisch
- 404desk legt keine Konten in Microsoft 365 an und vergibt keine Rechte. Die Abhakliste sagt, was zu tun ist, gemacht wird es in euren Systemen.
Wer am meisten davon hat
Firmen, in denen Eintritte bisher per Zuruf aus der Personalabteilung kommen, drei Tage vor dem ersten Arbeitstag. Mit dem Antrag kommt die Info früher und vollständig, und die Abhakliste sorgt dafür, dass am ersten Tag nicht die Teams-Gruppe fehlt. Beim Austritt ist die Liste mindestens genauso wichtig, weil dort vergessene Zugänge offen bleiben.
Fertige Listen zum Übernehmen stehen in den Ratgebern IT Onboarding Checkliste und IT Offboarding Checkliste.
Fragen zu Anträgen und Genehmigungen
Braucht die genehmigende Person ein Konto?
Nein. Sie öffnet den Link aus der Mail, sieht die Angaben des Antrags und bestätigt ihre Entscheidung, ohne Konto und ohne Anmeldung. Sie zählt deshalb auch nicht als Konto beim Preis.
Legt 404desk das Konto in Microsoft 365 automatisch an?
Nein. Die Abhakliste erinnert daran, angelegt wird das Konto weiter in Microsoft 365. Mit dem Benutzerabgleich taucht es danach in 404desk auf.
Kann ich eigene Vorlagen bauen?
Noch nicht. Es gibt die vier Vorlagen. Du passt ihre Abhaklisten an, legst fest, wer sie nutzen darf, und schaltest einzelne ab, wenn ihr sie nicht braucht.