IT Onboarding Checkliste: alles bis zum ersten Arbeitstag
Ein guter erster Arbeitstag beginnt für die IT zwei Wochen vorher. Konto, Lizenz, Gerät, Zugänge und Gruppen müssen bereit sein, bevor die neue Kollegin am Empfang steht. Diese Checkliste ist nach Zeitpunkten sortiert und zum Kopieren gedacht, mit Hinweisen, was am häufigsten vergessen wird.
Kurz gesagt
Lass dir Eintritte mindestens zwei Wochen vorher melden, mit Startdatum, Abteilung, Rolle und Gerätewunsch. Arbeite die Liste nach Zeitpunkten ab und schick Zugangsdaten nie im Klartext. Am ersten Tag reichen 30 Minuten Einweisung, wenn alles vorbereitet ist.
Was die IT vor dem Start wissen muss
Ohne diese Angaben kannst du nichts vorbereiten. Lass sie dir von der Personalabteilung oder der Führungskraft geben, am besten in einem festen Formular:
- Name, Startdatum, Abteilung, Standort, Vorgesetzte Person.
- Rolle und welche Programme und Ordner sie braucht.
- Gerätewunsch: Notebook, Monitor, Diensthandy, Headset.
- Eine private Mailadresse, falls Zugangsdaten vor dem ersten Tag rausgehen.
Die Checkliste nach Zeitpunkten
ZWEI BIS VIER WOCHEN VORHER [ ] Eintritt mit allen Angaben bestätigt [ ] Gerät vorhanden oder bestellt [ ] Lizenzbedarf geprüft (Microsoft 365, Fachsoftware) EINE WOCHE VORHER [ ] Benutzerkonto angelegt, noch gesperrt bis Starttag [ ] Lizenzen zugewiesen [ ] Gruppen und Verteiler: Abteilung, Standort, Teams [ ] Ordnerrechte nach Genehmigung der Führungskraft [ ] Fachanwendungen: Zugänge beantragt [ ] Telefonnummer, Durchwahl, ggf. Diensthandy mit SIM [ ] Notebook eingerichtet, Updates installiert [ ] Übergabeprotokoll vorbereitet AM VORTAG [ ] Konto freigeschaltet oder Freischaltung geplant [ ] Startkennwort sicher übermittelt (Einmal-Link, nicht Klartext) [ ] Arbeitsplatz: Dockingstation, Monitor, Kabel geprüft ERSTER TAG [ ] Gerät übergeben, Protokoll unterschrieben [ ] Erste Anmeldung begleitet, Kennwort geändert [ ] Mehrfaktor-Anmeldung eingerichtet [ ] Drucker verbunden, Teams und Outlook getestet [ ] 5 Minuten: wie und wo IT-Probleme gemeldet werden NACH EINER WOCHE [ ] Kurz nachfragen: fehlt ein Zugang?
Was am häufigsten vergessen wird
- Verteiler und Teams-Gruppen. Die Person bekommt drei Wochen lang die Einladung zur Abteilungsrunde nicht.
- Mehrfaktor-Anmeldung. Wird am ersten Tag nicht eingerichtet, und am zweiten sitzt die Person im Homeoffice ohne Zugang.
- Fachanwendungen. Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Buchhaltung brauchen oft eigene Konten, die jemand anderes anlegt.
- Drucker. Klingt banal, ist am ersten Tag oft das erste Ticket.
- Wo man Probleme meldet. Ohne diesen Satz wird die neue Kollegin dich im Flur fragen.
Zugangsdaten sicher übergeben
Das Startkennwort gehört nicht im Klartext in eine Mail, die in mehreren Postfächern und Backups liegt. Gib es persönlich, getrennt vom Benutzernamen oder als Link, der sich nach dem Öffnen löscht. Und lass es bei der ersten Anmeldung ändern. Die Wege im Vergleich stehen im Ratgeber Passwort sicher übermitteln.
Der erste Tag: 30 Minuten reichen
Wenn alles vorbereitet ist, braucht die Einweisung keine zwei Stunden. Gerät übergeben, gemeinsam anmelden, Mehrfaktor einrichten, Drucker testen, zeigen, wo man Probleme meldet. Der Rest ergibt sich in der ersten Woche. Wenn du einen Termin dafür anbietest, den die Person selbst wählt, wartet niemand am Empfang.
Rechte klären: Vorlage für die Führungskraft
Die häufigste Verzögerung am ersten Tag sind fehlende Rechte, weil niemand gesagt hat, welche nötig sind. Schick der Führungskraft zwei Wochen vorher diese Fragen. Was nicht beantwortet ist, wird nicht eingerichtet.
Neue Person: [Name], Start [Datum], Abteilung [ ] Einrichten wie: [Name einer Kollegin mit gleicher Rolle] Zusätzliche Ordner: [ ] Fachanwendungen und Rolle: [ ] Postfächer und Verteiler: [ ] Teams-Kanäle: [ ] Gerät: [ ] Notebook [ ] Monitor [ ] Diensthandy [ ] Headset Homeoffice ab Woche: [ ] Genehmigt: [Führungskraft], [Datum]
Die Frage „Wie wer?“ spart viel Zeit, ist aber eine Falle, wenn die Vorbild-Person über Jahre zu viele Rechte gesammelt hat. Prüfe die Liste kurz, bevor du sie kopierst.
Start im Homeoffice
Wenn die Person am ersten Tag nicht ins Büro kommt, verschiebt sich alles nach vorn. Das Gerät muss vorher verschickt, das Kennwort vorher übermittelt und die Mehrfaktor-Anmeldung per Video begleitet werden. Plane einen festen Termin für die erste Anmeldung, am besten am Vormittag des ersten Tages, und schick die Telefonnummer der IT auf Papier mit dem Gerät mit.
Praktikanten, Aushilfen und Externe
Für kurze Einsätze gilt dieselbe Liste, mit zwei Unterschieden: Das Konto bekommt ein Ablaufdatum, und Rechte werden so knapp wie möglich vergeben. Trag das Enddatum schon beim Anlegen ein, dann musst du beim Austritt nicht daran denken.
Die erste Woche begleiten
Nach fünf Tagen tauchen die Fragen auf, an die am ersten Tag niemand gedacht hat: ein fehlender Ordner, ein Programm, das nur der Vorgänger kannte, ein Drucker am anderen Standort. Ein kurzer Anruf am Ende der ersten Woche fängt das ab, bevor es zu Frust wird. Notiere, was fehlte, und ergänze deine Checkliste. So wird sie mit jedem Eintritt besser.
Frag dabei auch, ob die Person weiß, wo sie Probleme meldet und wo die Anleitungen stehen. Wer das in Woche eins lernt, ruft in Woche zehn nicht mehr an.
Die Liste mit der Personalabteilung teilen
Die beste Checkliste hilft nicht, wenn die IT als Letzte von einem Eintritt erfährt. Gib der Personalabteilung eine kurze Version: welche Angaben die IT braucht und bis wann. Am besten als festes Formular, das automatisch bei der IT landet. Dann ist der Eintritt kein Zuruf mehr, sondern ein Vorgang mit Datum.
Die Liste als wiederverwendbare Vorlage
Eine Checkliste auf Papier geht bei jedem Eintritt neu verloren. Besser ist eine Vorlage, aus der bei jedem Eintritt eine Liste mit Häkchen entsteht, die jeder im Team sieht. In 404desk ist das der Antrag „Eintritt“: Die Personalabteilung füllt ihn aus, die Genehmigung läuft über einen Link in der Mail, und die IT bekommt ein Ticket mit Abhakliste. Mehr unter IT-Anträge mit Genehmigung.
Häufige Fragen
Wie früh sollte die IT von einem Eintritt erfahren?
Mindestens zwei Wochen vorher, bei Gerätebestellungen eher vier. Vereinbare das mit der Personalabteilung als feste Regel.
Wie schicke ich das Startkennwort?
Nicht im Klartext per Mail. Besser persönlich, per SMS getrennt vom Benutzernamen oder als Einmal-Link. Mehr im Ratgeber Passwort sicher übermitteln.
Wer ist für die Rechte zuständig?
Die Führungskraft sagt, was die Person braucht, die IT richtet es ein. Lass dir das schriftlich geben, am besten als Antrag mit Genehmigung.
Was, wenn die Meldung zu spät kommt?
Dann priorisiere: Konto, Mehrfaktor-Anmeldung und ein funktionierendes Gerät am ersten Tag, alles andere in der ersten Woche. Und sprich danach mit der Personalabteilung über eine feste Vorlaufzeit.
Brauchen Aushilfen ein eigenes Konto?
Ja, keine geteilten Konten. Mit Ablaufdatum und so wenigen Rechten wie möglich.
Was gehört in die Einweisung am ersten Tag?
Anmeldung, Mehrfaktor, Drucker, Teams und Outlook, und wo man Probleme meldet. Alles andere lernt die Person besser in der ersten Woche, wenn die Fragen echt sind.