Passwort sicher übermitteln: fünf Wege im Vergleich
Ein Passwort ist sicher übermittelt, wenn es nur die richtige Person zu sehen bekommt und danach nirgends dauerhaft liegt. Eine Mail mit Benutzername und Kennwort erfüllt beides nicht, weil sie in Postfächern, Weiterleitungen und Backups bleibt. Hier sind fünf bessere Wege und wann welcher passt.
Kurz gesagt
Schick Benutzername und Kennwort nie zusammen im Klartext per Mail. Am besten persönlich, sonst als Link, der sich nach dem Öffnen löscht, oder über einen Kennwortmanager. Startkennwörter immer bei der ersten Anmeldung ändern lassen.
Warum die Mail mit dem Kennwort das Problem ist
Eine Mail liegt im Postausgang, im Posteingang, in jedem Gerät, das das Postfach synchronisiert, in Backups und manchmal in einer Weiterleitung an eine private Adresse. Wer eines dieser Dinge in die Hände bekommt, hat das Kennwort, oft Jahre später. Steht der Benutzername in derselben Mail, ist das Paket komplett.
Fünf Wege im Vergleich
| Weg | gut für | Haken |
|---|---|---|
| Persönlich übergeben | Startkennwort am ersten Tag | Geht nicht bei Homeoffice oder Außendienst |
| Getrennte Kanäle | Benutzername per Mail, Kennwort per SMS | Handynummer muss stimmen |
| Einmal-Link | Startkennwort, WLAN-Schlüssel, PIN | Wer zuerst öffnet, sieht es |
| Kennwortmanager mit Freigabe | Zugänge, die dauerhaft geteilt werden | Alle brauchen den Manager |
| Telefon mit Rückruf | Notfall, Person bekannt | Diktieren ist fehleranfällig |
Fünf Regeln für die IT
- Nie Benutzername und Kennwort zusammen im Klartext.
- Startkennwörter sind Einwegkennwörter: bei der ersten Anmeldung ändern.
- Kennwörter gehören nicht in Tickets, Chats oder Notizen.
- Wer anruft und ein Kennwort will, bekommt einen Rückruf an die bekannte Nummer.
- Geteilte Kennwörter haben einen Besitzer und werden geändert, wenn jemand geht.
Wie ein Einmal-Link funktioniert
Du gibst das Kennwort in ein Formular ein und bekommst einen Link. Die Empfängerin öffnet ihn und sieht das Kennwort einmal. Danach ist der Inhalt gelöscht, auch für dich. Öffnet niemand den Link, löscht er sich nach einer festen Zeit selbst. In der Mail steht nur der Link, im Postfach bleibt nichts Verwertbares.
Der Haken: Wer den Link zuerst öffnet, sieht das Kennwort. Wenn die richtige Person den Link schon geöffnet vorfindet, weiß sie, dass etwas nicht stimmt, und meldet sich. Deshalb gilt auch hier: Startkennwort sofort ändern.
Vorlage für die Begleitmail
Betreff: Dein Zugang ab [Datum] Hallo [Vorname], dein Benutzername ist [vorname.nachname@firma.example]. Dein Startkennwort steht hinter diesem Link: [Einmal-Link] Der Link funktioniert genau einmal und höchstens 24 Stunden. Bitte öffne ihn erst, wenn du dich anmelden willst. Bei der ersten Anmeldung wirst du ein neues Kennwort festlegen. Ist der Link schon geöffnet oder abgelaufen? Melde dich: [Telefon]. [Name], IT
Geteilte Zugänge
Admin-Zugang des Druckers, das Kennwort für das Gäste-WLAN, der Zugang zum Lieferantenportal: Das sind keine Einmal-Kennwörter. Sie gehören in einen Kennwortmanager mit Freigaben, damit man sieht, wer sie kennt. Wenn jemand die Firma verlässt, weißt du dann, welche du ändern musst.
Wenn jemand anruft und ein Kennwort will
Der klassische Angriff auf eine interne IT ist der Anruf: „Ich bin im Außendienst, mein Kennwort geht nicht, kannst du es schnell zurücksetzen?“ Die Stimme klingt vertraut, es eilt. Leg eine einfache Regel fest und halte sie auch bei Leuten ein, die du kennst: Rückruf an die bekannte Nummer aus dem Verzeichnis, nicht an die Nummer, von der angerufen wurde. Oder Bestätigung durch die Führungskraft.
Kennwort zurücksetzen: ein sicherer Ablauf
- Identität prüfen: Rückruf an die bekannte Nummer oder persönlich.
- Kennwort zurücksetzen und „bei nächster Anmeldung ändern“ setzen.
- Neues Kennwort über einen getrennten Weg schicken, etwa als Einmal-Link.
- Im Ticket festhalten, dass und wie zurückgesetzt wurde, ohne das Kennwort.
- Bei Verdacht auf Missbrauch: Sitzungen beenden, Anmeldungen prüfen.
Mehrfaktor macht das Kennwort weniger kritisch
Wenn für die Anmeldung ein zweiter Faktor nötig ist, etwa ein Code aus einer App, reicht ein abgefangenes Kennwort allein nicht mehr. Das ist kein Grund, Kennwörter sorglos zu verschicken, aber ein Grund, Mehrfaktor für alle einzuschalten, die von außen zugreifen. Beim Zurücksetzen der Mehrfaktor-Methode gilt dieselbe Prüfung wie beim Kennwort, eher eine strengere.
Kennwörter 1. Die IT fragt nie nach deinem Kennwort. 2. Startkennwörter kommen persönlich oder als Einmal-Link und werden bei der ersten Anmeldung geändert. 3. Kennwörter werden nicht per Mail, Chat oder Ticket geteilt. 4. Wer ein Kennwort zurücksetzen lassen will, wird über die bekannte Nummer zurückgerufen. 5. Gemeinsam genutzte Zugänge liegen im Kennwortmanager.
Zugangsdaten an Externe
Dienstleister, Berater und Partner brauchen manchmal Zugänge. Gib ihnen eigene Konten statt geteilter, mit Ablaufdatum, und schick die Zugangsdaten wie ein Startkennwort: getrennt vom Benutzernamen oder als Einmal-Link. Nach dem Einsatz das Konto sperren, statt bloß das Kennwort zu ändern. Wer externe Zugänge in einer Liste führt, findet sie beim nächsten Aufräumen wieder.
Häufige Fehler
- Kennwort im Betreff der Mail, damit es schneller geht.
- Dasselbe Startkennwort für alle neuen Leute, jahrelang.
- Kennwort im Ticket, „nur kurz, dann lösche ich es“.
- Screenshot vom Kennwort im Chat.
- Zettel am Monitor bei Gemeinschaftsrechnern.
Jeder dieser Fehler ist bequem und verständlich. Die Alternativen sind kaum aufwendiger, wenn sie einmal eingeführt sind.
Merksatz für das Team
Kennwörter wandern einmal, auf einem eigenen Weg, und werden danach geändert. Wenn alle in der IT diesen Satz kennen und danach handeln, ist das meiste gewonnen. Häng ihn dort auf, wo Zugänge vergeben werden.
Einmal-Links direkt aus dem Ticket
Am häufigsten braucht die IT einen Einmal-Link genau dort, wo das Ticket ist: beim Eintritt, beim WLAN für Besuch, beim zurückgesetzten Kennwort. In 404desk erstellst du den Link im Ticket. Er gilt höchstens 24 Stunden und zeigt das Kennwort genau einmal, im Ticket selbst wird es nicht gespeichert. Dass ein Link erstellt und geöffnet wurde, steht im Audit-Log. Mehr unter Einmal-Link für Passwörter.
Häufige Fragen
Ist eine verschlüsselte Mail sicher genug?
Sicherer als Klartext, aber das Kennwort liegt danach dauerhaft im Postfach. Für Kennwörter, die bleiben sollen, ist ein Kennwortmanager besser, für Startkennwörter ein Einmal-Link.
Darf ich Kennwörter in ein Ticket schreiben?
Besser nicht. Tickets werden gelesen, exportiert und lange aufbewahrt. Verweise im Ticket auf den Weg, nicht auf das Kennwort.
Was, wenn der Einmal-Link abgefangen wird?
Dann sieht die falsche Person das Kennwort, und die richtige merkt es, weil der Link schon geöffnet ist. Deshalb Startkennwort immer sofort ändern lassen.
Ist SMS ein sicherer Weg?
Sicherer als Benutzername und Kennwort zusammen per Mail, weil zwei Kanäle getrennt sind. Für sehr sensible Zugänge sind persönliche Übergabe oder ein Einmal-Link besser.
Wie lange sollte ein Einmal-Link gültig sein?
So kurz wie möglich und so lang wie nötig. Ein Tag ist für Startkennwörter üblich, für einen WLAN-Schlüssel für Besuch reichen ein paar Stunden.
Was mache ich, wenn ein Kennwort schon per Mail verschickt wurde?
Ändern lassen, und zwar sofort. Die Mail aus Gesendet und Posteingang löschen, auch wenn Kopien in Backups bleiben. Danach den Weg für das nächste Mal festlegen.