Geräte-Übergabeprotokoll: was reingehört, mit Vorlage

Wofür ein Übergabeprotokoll gut ist

Bei der Ausgabe denkt niemand an den Tag der Rückgabe. Drei Jahre später fehlt das Netzteil, das Display hat einen Kratzer, und keiner weiß, ob der schon da war. Ein Protokoll beantwortet das in einer Minute. Es zeigt außerdem, dass die Person das Gerät bekommen hat, wichtig bei Diebstahl oder Verlust.

Was ins Protokoll gehört

• Firma mit Name und Logo.
• Gerät: Art, Modell, Inventarnummer, Seriennummer.
• Zubehör: Netzteil, Tasche, Maus, Dockingstation, SIM-Karte.
• Zustand: neu, gebraucht ohne Mängel, oder Mängel mit kurzer Beschreibung.
• Empfänger: Name, Abteilung.
• Datum der Übergabe.
• Hinweise zur Nutzung, etwa ein Verweis auf eure IT-Richtlinie.
• Zwei Unterschriften: übergeben durch die IT, erhalten durch die Person.

Vorlage zum Kopieren

[Firmenname]                                   [Logo]

ÜBERGABEPROTOKOLL IT-GERÄT

Gerät:          [z. B. Notebook 14 Zoll, Modell]
Inventarnr.:    [z. B. NB-0417]
Seriennummer:   [ ]
Zubehör:        [ ] Netzteil  [ ] Tasche  [ ] Maus  [ ] Sonstiges: ____
Zustand:        [ ] neu  [ ] gebraucht, ohne Mängel
                [ ] Mängel: ______________________________

Empfänger/in:   [Vorname Nachname], [Abteilung]
Datum:          [TT.MM.JJJJ]

Das Gerät bleibt Eigentum von [Firmenname]. Es gilt die
IT-Richtlinie in der Fassung vom [Datum].

_______________________        _______________________
Übergeben (IT)                 Erhalten

Der Satz zur IT-Richtlinie ist ein Beispiel. Was rechtlich in ein Protokoll gehört, etwa zur privaten Nutzung oder zur Haftung, klärt eure Personal- oder Rechtsberatung.

Die Rückgabe

Für die Rückgabe nutzt du dasselbe Formular mit der Überschrift „Rückgabeprotokoll“. Vergleiche Zubehör und Zustand mit dem Übergabeprotokoll. Fehlt etwas, schreib es auf, bevor beide unterschreiben. Danach: Gerät zurücksetzen, Daten löschen nach eurem Verfahren, Inventar auf „im Lager“ setzen.

Ablage, die man wiederfindet

• Dateiname mit Inventarnummer und Datum: uebergabe-NB-0417-2026-03-03.pdf.
• Ablage am Gerät im Inventar, nicht in der Personalakte allein.
• Ein Gerät, viele Protokolle: Jede Übergabe und Rückgabe bekommt ein eigenes.
• Papier unterschreiben, einscannen, Papier nach eurer Regel aufbewahren oder vernichten.

Häufige Fehler

Seriennummer fehlt

Die Inventarnummer klebt auf dem Gerät, aber Aufkleber gehen ab. Die Seriennummer steht im Gerät.

Zubehör nur „komplett“

„Komplett“ heißt bei der Rückgabe für jeden etwas anderes. Einzeln ankreuzen.

Protokoll nur bei Neugeräten

Gerade gebrauchte Geräte mit Kratzern brauchen ein Protokoll, sonst hat der Kratzer später zwei Besitzer.

Diensthandy: was zusätzlich reingehört

• Rufnummer und SIM-Kartennummer.
• Ob das Gerät in einer Geräteverwaltung eingebunden ist.
• Zubehör wie Hülle, Ladekabel, Netzteil, das bei Handys oft fehlt.
• Ob die Person eine private Nutzung angemeldet hat, wenn eure Regeln das vorsehen.
• Die Entsperr-PIN gehört nicht ins Protokoll.

Homeoffice-Ausstattung

Monitor, Dockingstation, Headset und Tastatur für zuhause werden oft ohne Protokoll mitgegeben, weil es schnell gehen muss. Genau diese Geräte fehlen bei der Rückgabe am häufigsten. Ein zweites Protokoll für die Homeoffice-Ausstattung oder eine eigene Zeile im Hauptprotokoll spart die Suche später. Notiere auch, ob die Person die Geräte selbst abgeholt hat oder ob sie verschickt wurden.

Schäden und Verlust

Wenn ein Gerät mit Schaden zurückkommt, halte den Zustand mit Foto fest und vergleiche mit dem Übergabeprotokoll. Ob und wie die Person haftet, ist keine Frage für die IT, sondern für Personalabteilung und Vertrag. Die IT liefert nur die Fakten: Zustand bei Ausgabe, Zustand bei Rückgabe, Datum.

Bei Verlust oder Diebstahl gilt die Reihenfolge: Gerät sperren und wenn möglich löschen, Zugänge prüfen, dann den Vorgang dokumentieren. Das Protokoll hilft, weil Seriennummer und Inventarnummer sofort zur Hand sind.

Übergabe in fünf Minuten

1. Protokoll aus dem Inventar drucken, mit allen Nummern vorausgefüllt.
2. Gerät und Zubehör auf den Tisch, gemeinsam abhaken.
3. Zustand ansehen, Mängel eintragen.
4. Beide unterschreiben.
5. Scannen und am Gerät ablegen, Inventar auf „ausgegeben“ setzen.

Papier oder digital

Papier mit Unterschrift ist einfach und für alle verständlich. Danach wird es gescannt und am Gerät abgelegt, das Papier nach eurer Regel aufbewahrt oder vernichtet. Digitale Unterschriften auf einem Tablet sind bequemer, brauchen aber ein Werkzeug, das ihr kennt und dem ihr vertraut. Für die meisten kleinen Firmen ist Papier plus Scan der pragmatische Weg.

Wichtiger als das Format ist, dass das Protokoll beim Gerät liegt und nicht im Postfach der Person, die die Übergabe gemacht hat.

Sammelausgabe bei Umstellungen

Wenn auf einen Schlag 40 neue Notebooks ausgegeben werden, ist ein Protokoll je Gerät mühsam, aber nötig. Bereite alle Protokolle vorher aus dem Inventar vor, sortiert nach Abteilung, und lege feste Ausgabezeiten fest, etwa je Abteilung eine halbe Stunde. Alte Geräte nimmst du im selben Termin mit Rückgabeprotokoll zurück. So stimmt das Inventar am Ende des Tages, und keine Kiste mit alten Notebooks steht ohne Zuordnung im Keller.

Plane für jede Ausgabe fünf Minuten ein, für Fragen zur Anmeldung zehn. Wer dafür einen Termin bucht, statt spontan vorbeizukommen, macht den Tag für alle ruhiger.

Ein Tipp zum Zubehör

Netzteile sehen sich ähnlich und wandern zwischen Schreibtischen. Ein kleiner Aufkleber mit der Inventarnummer des Notebooks auf dem Netzteil spart bei der Rückgabe die Diskussion, welches Netzteil wohin gehört. Dasselbe gilt für Dockingstations, die zu einem Arbeitsplatz gehören und nicht zu einer Person.

Protokolle aus dem Inventar drucken

Wenn du ein Inventar führst, lohnt es sich, das Protokoll direkt daraus zu erzeugen, damit Nummern und Namen nicht abgetippt werden. In 404desk entsteht das A4-Protokoll mit Logo, Namen und Unterschriftsfeldern bei der Übergabe, der unterschriebene Scan liegt am Gerät. Mehr unter IT Inventarverwaltung.