Inventarnummern vergeben: ein Schema, das hält
Eine gute Inventarnummer ist kurz, eindeutig und sagt auf einen Blick, was für ein Gerät es ist, etwa NB-0417 für ein Notebook. Sie enthält nichts, was sich ändern kann, also keinen Namen, keine Abteilung und keinen Standort. Hier steht ein Schema, das auch nach fünf Jahren und drei Umzügen noch passt.
Kurz gesagt
Nimm ein kurzes Präfix für die Geräteart und eine fortlaufende Zahl mit fester Länge. Lass alles weg, was sich ändern kann, wie Person, Abteilung oder Standort. Vergib Nummern nie zweimal, auch nicht nach der Verschrottung.
Der Aufbau
Ein bewährtes Schema hat zwei Teile: ein Präfix für die Geräteart und eine fortlaufende Zahl mit fester Länge, getrennt durch einen Bindestrich.
NB Notebook NB-0417 PC Desktop-Rechner PC-0112 MO Monitor MO-0233 DS Dockingstation DS-0088 DR Drucker DR-0021 BE Beamer BE-0112 TE Telefon TE-0145 HY Diensthandy HY-0063 TA Tablet TA-0009 SV Server SV-0004 NW Netzwerkgerät NW-0031 RAUM Raum (für Aufkleber) RAUM-ELBE
Vier Stellen reichen für fast jede Firma mit bis zu 500 Leuten. Führende Nullen sorgen dafür, dass die Nummern in jeder Liste richtig sortiert sind.
Was nicht in die Nummer gehört
- Namen. Das Notebook von Jana ist in zwei Jahren das Notebook von jemand anderem.
- Abteilung oder Standort. Geräte ziehen um, Abteilungen werden umbenannt.
- Hersteller oder Modell. Steht im Inventar und interessiert auf dem Aufkleber niemanden.
- Bedeutung in der Zahl. „Alles ab 0500 ist Standort Süd“ funktioniert bis zur ersten Ausnahme.
Fünf Regeln
- Eine Nummer wird nie zweimal vergeben, auch nicht nach Verschrottung.
- Die Nummer bleibt beim Gerät, egal wer es hat.
- Gleiches Schema für alle Standorte.
- Großbuchstaben, Ziffern und Bindestrich, sonst nichts. Keine Verwechslung von O und 0 in Präfixen.
- Die Seriennummer gehört zusätzlich ins Inventar, denn Aufkleber gehen ab.
Wie der Aufkleber aussieht
Auf den Aufkleber gehören die Inventarnummer groß, darunter kurz, was es ist, und am besten ein QR-Code, der direkt zur Meldung für dieses Gerät führt. Kleb ihn an eine Stelle, die man sieht, ohne das Gerät umzudrehen: Notebooks auf die Unterseite neben das Typenschild und zusätzlich innen neben das Touchpad, wenn Platz ist. Bei Druckern neben das Display, bei Beamern an die Fernbedienung oder den Tisch.
Ein altes Schema umstellen
Wenn ihr schon Nummern habt, die nicht mehr passen, stell nicht alles an einem Tag um. Vergib neue Nummern ab einem Stichtag, und alte Geräte bekommen ihre neue Nummer, wenn sie ohnehin in der Hand der IT sind: bei Reparatur, Rückgabe oder Ausgabe. Notiere die alte Nummer im Inventar, damit alte Protokolle zuordenbar bleiben.
Räume nicht vergessen
Viele Probleme hängen an Räumen, nicht an Geräten: der Beamer im Besprechungsraum, das WLAN im Lager. Gib Räumen einen festen Namen und, wenn du QR-Aufkleber nutzt, einen eigenen Aufkleber an der Tür. So weiß die IT bei „Beamer geht nicht“ sofort, welcher.
Was ins Inventar gehört
Inventarnummer NB-0417 Art Notebook Hersteller, Modell [ ] Seriennummer [ ] Kaufdatum [TT.MM.JJJJ] Garantie bis [TT.MM.JJJJ] Lieferant, Beleg [ ] Status im Lager / ausgegeben / Reparatur / ausgemustert Person [Name], seit [Datum] Standort [ ] Übergabeprotokoll [Datei] Notizen [ ]
Mehr Felder machen das Inventar nicht besser, sondern unvollständiger, weil niemand sie pflegt. Fang mit diesen an und ergänze nur, was du wirklich nachschlägst.
Einmal im Jahr: Inventur
Einmal im Jahr lohnt sich ein Abgleich: Stimmt das Inventar mit dem, was wirklich da ist? Druck je Abteilung eine Liste der ausgegebenen Geräte und lass die Führungskräfte abhaken. Was nicht gefunden wird, klärst du einzeln. Geräte im Lager zählst du selbst. Mit QR-Aufklebern geht das schneller, weil ein Scan das Gerät sofort zeigt.
Leasinggeräte und Fremdgeräte
Geleaste Geräte bekommen eine Inventarnummer wie alle anderen, dazu im Inventar das Leasingende und die Vertragsnummer. Das Leasingende ist ein Ablaufdatum, an das man rechtzeitig erinnert werden will. Private Geräte, die dienstlich genutzt werden, gehören nicht ins Inventar der Firma, aber eine Liste, wer welche Geräte mit Zugriff auf Firmendaten nutzt, schon.
Ausmustern und Entsorgen
Wenn ein Gerät ausgemustert wird, bleibt der Eintrag mit Status „ausgemustert“, Datum und Nachweis über die Datenlöschung. Die Nummer wird nicht neu vergeben. So lässt sich auch nach Jahren noch sagen, was mit einem Gerät passiert ist.
Ein Beispiel aus einer Firma mit 140 Leuten
Eine Firma mit 140 Leuten an zwei Standorten hat typischerweise etwa so viele Notebooks wie Leute, dazu Monitore, Dockingstationen, Diensthandys, Drucker und ein paar Server und Netzwerkgeräte. Mit vier Stellen je Präfix ist das Schema für Jahrzehnte groß genug. Die Inventarnummern verraten nichts über den Standort, der steht im Inventar und ändert sich beim Umzug ohne neuen Aufkleber.
Ein Schema einführen, Schritt für Schritt
- Präfixe festlegen und aufschreiben, für jede Geräteart, die ihr ausgebt.
- Die bestehende Liste in ein Inventar übernehmen, mit Seriennummern.
- Neue Nummern ab einem Stichtag vergeben, alte nach und nach umstellen.
- Aufkleber für alle Geräte drucken, die neu sind oder ohnehin durch die Hand der IT gehen.
- Nach einem Jahr: Inventur und Abgleich.
Der wichtigste Schritt ist der erste. Ein Schema, das einmal aufgeschrieben ist, überlebt auch einen Wechsel in der IT.
Am Telefon vorlesbar
Eine Inventarnummer muss man vorlesen können: „Notebook 0417“ geht, eine Seriennummer aus zwölf Zeichen nicht. Vermeide deshalb Buchstaben, die man leicht verwechselt, und halte das Präfix kurz. Wenn Mitarbeitende die Nummer am Telefon nennen können, ist das Schema gut.
Das Schema im Inventar hinterlegen
Ein Inventar, das das Muster kennt, vergibt die nächste Nummer selbst und verhindert Doppelte. In 404desk legst du das Muster frei fest, importierst den Bestand aus CSV oder Excel und druckst QR-Aufkleber als A4-Bogen mit 3 × 8 Feldern. Mehr unter IT Inventarverwaltung.
Häufige Fragen
Gehört das Jahr in die Inventarnummer?
Kann man machen, etwa NB-26-017, macht die Nummer aber länger. Das Kaufdatum steht ohnehin im Inventar.
Was mache ich mit Geräten ohne Aufkleberplatz?
Kleiner Aufkleber oder Gravur, bei sehr kleinen Geräten wie Headsets reicht ein Eintrag mit Seriennummer im Inventar ohne Aufkleber.
Brauche ich für Monitore eine Nummer?
Wenn sie ausgegeben, getauscht oder repariert werden: ja. Für Kabel und Mäuse eher nicht.
Kann ich die Seriennummer als Inventarnummer nehmen?
Besser nicht. Seriennummern sind lang, je Hersteller unterschiedlich aufgebaut und schlecht vorzulesen. Eine eigene kurze Nummer ist am Telefon und auf dem Aufkleber leichter.
Was mache ich mit Geräten ohne Aufkleber?
Beim nächsten Kontakt nachholen: Reparatur, Rückgabe, Inventur. Bis dahin hilft die Seriennummer im Inventar, das Gerät eindeutig zu finden.
Brauchen Räume eine Nummer?
Ein fester Name reicht meist, etwa „Besprechungsraum Elbe“. Für QR-Aufkleber an der Tür hilft eine kurze Kennung wie RAUM-ELBE, die im Inventar auf den Raum zeigt. So weiß die IT bei jeder Meldung sofort, wo das Problem ist, auch wenn die Person den Raum anders nennt.