Was kostet ein Ticketsystem für eine kleine Firma?

Zwei Preismodelle

Preis je Agent. Bezahlt werden die Personen, die Tickets bearbeiten. Mitarbeitende, die nur melden, kosten nichts. Die meisten Anbieter haben mehrere Tarife, und wichtige Funktionen wie Fristen oder Anmeldung per Firmenkonto stecken oft in den höheren.

Preis nach Konten. Bezahlt werden alle Konten mit Zugang, IT eingeschlossen. Der Preis je Konto ist niedriger, die Menge größer. Oft gibt es dann nur einen Tarif. Frag nach, was als Konto zählt. Bei 404desk zählen freigeschaltete Konten, vorbereitete Konten zählen nicht.

Vergleiche deshalb nie „2,00 € je Konto“ direkt mit „15 € je Agent“. Eine Firma mit 100 Konten und zwei Leuten in der IT hat in den beiden Modellen völlig unterschiedliche Mengen.

Zwei Beispiele mit echten Preislisten

100 Mitarbeitende, zwei Leute in der IT, Preise netto je Monat bei jährlicher Zahlung laut Anbieterseiten, abgerufen am 11. November 2026:

Die Tabelle zeigt, warum die Bezugsgröße so wichtig ist. Bei zwei Admins ist ein Agentenpreis in diesem Beispiel günstiger. Ob er es bleibt, hängt davon ab, welche Funktionen ihr im jeweiligen Tarif bekommt und was ihr zusätzlich woanders bezahlt.

Vorlage für eine faire Rechnung

Lege eine Tabelle mit vier Spalten an und trage nur ein, was ihr wirklich nutzen wollt.

Muss-Funktion          | Tarif, der sie enthält | einmalig | monatlich
Mail wird Ticket       |                        |          |
Portal für alle        |                        |          |
Fristen nach Geschäftszeiten |                  |          |
Anmeldung Microsoft 365|                        |          |
Geräteinventar         |                        |          |
Export bei Kündigung   |                        |          |
--------------------------------------------------------------
Lizenz (Tarif × Menge) |                        |          |
Betrieb in Stunden × Satz                       |          |
Einführung in Stunden × Satz         |          |          |
Summe erstes Jahr                                          |

Für eure interne Zeit kannst du einen selbst gewählten Vollkostensatz verwenden. Zehn Stunden Einführung zu angenommenen 60 € ergeben 600 € internen Aufwand. Das ist eine Rechenannahme, kein Marktpreis.

Eigenbetrieb ehrlich rechnen

Bei selbst betriebener Open-Source-Software entfallen Lizenzgebühren. Aktualisierungen, Überwachung, Sicherung und Wiederherstellungstests bleiben. Wenn die Infrastruktur sowieso läuft und jemand das gern macht, kann Eigenbetrieb sehr günstig sein. Wenn eine einzelne Person alles zusätzlich betreut, ist jede Stunde am Server eine Stunde weniger für Tickets.

Frag dich auch: Was passiert, wenn diese Person geht? Ein selbst betriebenes System, das nur einer versteht, ist ein Risiko, das in keiner Lizenzrechnung steht.

Eine Besonderheit bei Staffelpreisen

Wenn ein Stufenpreis für alle Konten gilt, kann der Gesamtpreis an einer Staffelgrenze sinken. Achte bei jedem Anbieter darauf, ob die Staffel für alle Konten oder nur für die darüber gilt.

Bei 404desk kosten 50 Konten 100 €, 51 Konten 76,50 €, weil ab 51 Konten für alle der niedrigere Preis gilt.

KI-Kosten getrennt rechnen

Viele Anbieter verkaufen KI als Zusatz. Prüfe, welche Funktionen enthalten sind, wie Verbrauch gemessen wird und was passiert, wenn eine Grenze erreicht ist. Eine feste Pauschale ist leichter zu planen, ein Guthaben mit Nachladen ist fairer bei wenig Nutzung. Wichtig ist, dass die normale Ticketbearbeitung weiterläuft, wenn das KI-Budget leer ist.

Drei Firmengrößen durchgerechnet

Damit du ein Gefühl für die Größenordnung bekommst, hier dieselbe Rechnung für drei Firmen. Für das Agentenmodell ist ein angenommener Preis von 20 € je Agent und Monat eingesetzt, kein echter Anbieterpreis. Setz für deine Rechnung den Preis des Tarifs ein, der deine Muss-Funktionen enthält.

Bei reinen Lizenzpreisen liegt ein Agentenmodell bei kleinen IT-Teams vorn. Der Abstand schrumpft oder dreht sich, wenn der Tarif mit euren Muss-Funktionen deutlich teurer ist als der Einstieg, oder wenn ihr Geräteverwaltung, Portal und Berichte zusätzlich woanders bezahlt.

Kosten, die in Vergleichen oft fehlen

• Zusatzmodule für Inventar, Wissensdatenbank oder Berichte.
• Anmeldung mit Firmenkonto, die manchmal erst in höheren Tarifen steckt.
• Mindestmengen bei Agenten oder Laufzeiten von einem Jahr und mehr.
• Datenübernahme aus dem alten System, intern oder durch einen Dienstleister.
• Ausstieg: Was kostet der Export, und in welchem Format kommt er?
• Interne Zeit für Pflege, Updates und Fragen der Kollegen.

Laufzeit und Abrechnung vergleichen

Viele Anbieter nennen den Preis bei jährlicher Zahlung, monatlich ist es teurer. Rechne beide Varianten. Eine Jahreszahlung spart Geld, bindet euch aber, auch wenn der Test nach drei Monaten zeigt, dass es nicht passt. Achte außerdem darauf, ob die Zahl der Agenten oder Konten während der Laufzeit nach oben und unten angepasst werden kann, oder ob ihr bis zum Ende für den Höchststand zahlt.

Und der Nutzen?

Eine Kostenrechnung ohne Nutzen ist halb. Den Nutzen in Euro zu fassen ist schwer, aber zwei Fragen helfen: Wie viel Zeit verliert die IT heute mit Nachfragen, doppelten Antworten und Suchen? Und was kostet es, wenn die einzige Person in der IT zwei Wochen ausfällt und niemand weiß, was offen ist? Schon eine grobe Schätzung relativiert oft die Lizenzkosten.

Vor der Entscheidung schriftlich festhalten

• Zahl der Konten mit Zugang und Zahl der Leute in der IT.
• Laufzeit und Kündigungsfrist.
• Netto oder brutto, Währung, monatlich oder jährlich.
• Was der Ausstieg kostet: Export, Format, Frist.
• Das Datum, an dem du die Preise abgerufen hast.